Ein Budget für die Gastronomie

Die Führung eines Gastronomiebetriebes ist im Grunde so wie die Führung eines Schiffes. Um ein Ziel zu erreichen, muss man es zuerst  bestimmen und dann die richtigen Maßnahmen ergreifen. Wir erstellen also einen Plan, der uns im Alltag sagt, wohin wir wollen und wie wir das schaffen. Mit anderen Worten, wir erstellen ein Budget.

Die Ziele entwickeln

Bitte lassen Sie sich vom Begriff Budget nicht abschrecken. Es klingt komplizierter als es ist. In diesem Beitrag möchte ich Ihnen ein einfaches Konzept anbieten, das Sie selber schnell und einfach umsetzen können.

Was planen wir?

Sehen wir uns zunächst an, mit welchen Zahlen wir arbeiten.

  1. Umsatz
    Die Formel lautet: Verkaufspreis x Stück = Umsatz
    Ihr Budget sollte grundsätzlich netto ohne Umsatzsteuer gerechnet werden. Die täglichen Umsatzziele können Sie brutto inkl. MWSt. ausrechnen, damit Sie den laufenden Soll/Ist Vergleich einfach durchführen können. Sie sollten daher wissen, welchen Brutto-Umsatz Sie täglich erzielen müssen, damit Sie Ihr Budget erfüllen.
  2. Wareneinsatz
    Die Formel lautet: Artikelkosten in Euro netto / Verkaufspreis in Euro netto * 100 = Wareneinsatz in Prozent
    Der Wareneinsatz ist die Summe der Kosten eines Artikels, die Ihnen durch den Einkauf von Roh- und Fertigprodukten sowie Hilfsstoffen entstehen. Ein Beispiel: Sie kaufen eine Flasche Mineralwasser für € 0,25 netto pro Flasche ein. Der Verkaufspreis netto beträgt € 1,80. Der Wareneinsatz in % berechnet sich wie folgt: 0,25 / 1,80 * 100 = 13,89%. Den Wareneinsatz in Prozent können Sie selbstverständlich auch vom gesamten Umsatz berechnen. Die Formel ist grundsätzlich gleich: Gesamtkosten Einkauf netto / Gesamtumsatz netto * 100 = Wareneinsatz in Prozent. Achten Sie auf die Einhaltung der Richtsätze. Die Vorgaben des Finanzamtes können Sie in diesem Artikel nachlesen.
  3. Personalkosten
    Die Summe Ihrer monatlichen Personalkosten können Sie berechnen, indem Sie die jährlichen Brutto-Brutto-Kosten auf einen Durchschnittswert pro Monat herunter rechnen. Die Brutto-Brutto-Kosten eines Mitarbeiters beinhalten alle Kosten, die Ihnen als Arbeitgeber entstehen. Darunter fallen z.B. Sonderzahlungen für Urlaubs- oder Weihnachtsgeld.
  4. Sonstige Fixkosten
    Neben Miete bzw. Pacht fallen in diese Position auch die Kosten für Energie, Marketing, Versicherungen, Gebühren, Instandhaltung,  Beratung und Betriebskosten.
  5. Gewinn
    Der Umsatz abzüglich Wareneinsatz, Personalkosten und sonstige Fixkosten ergibt den Gewinn oder Verlust. In der Gastronomie liegt eine realistische Gewinnspanne im Bereich von 10 bis 15 Prozent des Umsatzes.  Damit betragen die Kosten 85 bis 90 Prozent des Umsatzes und können unkontrollierte Positionen schnell das gesamte Betriebsergebnis zerstören. Aufgrund der eher kleinen Spanne haben Sie praktisch nur dann eine Chance auf Erfolg, wenn Sie sorgfältig planen und kalkulieren.

Wie planen wir?

Bestimmen Sie für jeden oben genannten Punkt ein klares Ziel. Ihr Budget sollte Auskunft darüber geben, wieviel Umsatz Sie pro Monat planen und wie hoch Ihre Kosten für Ware, Personal und Sonstiges sein sollen. Dadurch erhalten Sie auch ein monatliches Gewinn-Ziel, das Sie verfolgen können.

Zur Umsatzplanung:

Hier sollten Sie ins Detail gehen und sich überlegen, wie Ihr typischer Tagesumsatz aussehen soll. Wieviel Stück möchten Sie täglich in etwa von welchem Artikel verkaufen. Die Summe ergibt Ihren täglichen Zielumsatz.

Zum Wareneinsatz:

Als Grundlage sollten Sie für jeden einzelnen Artikel eine Rezeptur erstellen und den Verkaufspreis kalkulieren.

Zu den Personalkosten:

Überlegen Sie sich, wieviel Personal Sie zu welchen Zeiten benötigen. Wenn Sie die Arbeitsabläufe detailliert planen, erlangen Sie zwei Vorteile: Erstens werden Ihre Arbeitsprozesse effizienter. Zweitens können Sie den Arbeitsaufwand in Küche und Service besser einschätzen und so Einsparungspotential ausfindig machen.

Zu den sonstigen Fixkosten:

Die Miete bzw. Pacht sollte im Bereich von 7 bis 10 Prozent des Umsatzes liegen. Die übrigen Fixkosten sollten nicht mehr als 20 Prozent vom Umsatz ausmachen.

Die Maßnahmen planen

Damit Sie Ihre Ziele erreichen können, müssen Sie wissen, was Sie dafür tun müssen. Sie sollten daher für jedes Ziel konkrete Maßnahmen festlegen, die zur Erreichung des jeweiligen Ziels tauglich sind. Nehmen Sie sich jedes Ihrer Ziele für Umsatz und Kosten vor und überlegen Sie sich geeignete Aktivitäten.

Zum Umsatzziel:

Sie möchten z.B. einen täglichen Umsatz von 1.250 Euro erreichen. Pro Gast planen Sie einen Erlös von 25 Euro. Daher brauchen Sie pro Tag 50 Gäste. Überlegen Sie sich daher ganz konkret, woher diese 50 Gäste jeden Tag kommen sollen. Welche Marketingmaßnahmen setzen Sie, damit Sie diese tägliche Gästefrequenz erreichen? Z.B. Passanten, Inserate, Newsletter, Veranstaltung etc. Wie soll das Verkaufsgespräch mit dem Gast aussehen, damit Sie den geplanten Durchschnittsumsatz erreichen? Z.B. Gestaltung der Speisekarte oder Empfehlung

Zum Wareneinsatzziel:

Wenn Sie z.B. einen gesamten Wareneinsatz von 28% erreichen möchten, sollten Sie die Controlling-Maßnahmen bestimmen. Z.B. Kalkulation der Preise, Portionierung in der Küche, Standkontrolle bei Getränken.

Zum Personalkostenziel:

Ihr Budget sagt Ihnen, wieviele Mitarbeiter je Position eingeplant sind und wie hoch die Kosten sein sollen. Bestimmen Sie nun die Umsetzungsmaßnahmen. Z.B. Standardisierte Prozesse zur Rekrutierung von neuen Mitarbeitern, Definition von Arbeitsabläufen, Kontrolle der Personaleffizienz.

Das Soll mit dem Ist vergleichen

Sie haben sich nun Ziele gesetzt und Aktivitäten geplant und sorgen Sie auch für die laufende Umsetzung. Vergleichen Sie zumindest einmal pro Monat die Soll-Werte mit den tatsächlich erreichten Ist-Werten und denken Sie über Verbesserungsmaßnahmen nach. Mit der laufenden Optimierung schließt sich der Kreis und verfügen Sie nun über ein simples, aber wirkungsvolles System zur Planung und Führung Ihres Betriebes.

Kalkulation, Marketing und Controlling für die Praxis

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Viel Erfolg!

Ihr Peter Graf


    2 replies to "Ein Restaurant planen und führen"

    • Hofmann

      unter Punkt 2. Wareneinsatz hat sich ein Fehlerteufel eingeschlichen. Die Formel für den Wareneinsatz wäre Artikelkosten in Euro *100/Verkaufspreis in Euro netto.
      Wie im Artikel Beschrieben erhält man den Gewinnaufschlag..
      Nur zur Info 🙂
      Ansonsten immer tolle Beiträge!!
      Danke an dieser Stelle

      • Peter

        Liebe Frau Hofmann!

        Zunächst herzlichen Dank für Ihren Kommentar und habe ich Ihre Anregung sofort geprüft. Ich bin natürlich genauso fehlbar wie jeder andere auch und bin ich für Hinweise immer dankbar!

        In diesem Fall ist die in meinem Beitrag dargestellte Formel für den Wareneinsatz ist jedoch korrekt.

        Uff… nochmal Glück gehabt 🙂

        Der einzige Unterschied zwischen „meiner“ Variante und „Ihrer“ Variante ist die Reihenfolge der Multiplikation mit 100.

        Es spielt für das Ergebnis mathematisch jedoch keine Rolle, ob man
        – zuerst die Artikelkosten mit 100 multipliziert und dann durch den Verkaufspreis teilt,
        (z.B. 0,25 * 100 = 25 / 1,8 = 13,89%)
        – oder ob man das Ergebnis aus Artikelkosten/Verkaufspreis mit 100 multipliziert.
        (z.B. 0,25/1,8 = 0,1389 * 100 = 13,89%)

        Die Multiplikation mit 100 hat ja nur den Zweck von einer Dezimalzahl zu einer Prozentzahl zu gelangen. Das Ergebnis ist in beiden Fällen der Wareneinsatz in Prozent.

        Sollten Sie noch eine Frage zu haben, würde ich mich über einen weiteren Kommentar freuen.
        Vielen Dank auch für Ihr Feedback! Das freut mich natürlich sehr.
        Beste Grüße aus Salzburg
        Ihr Peter Graf

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