Wie man den Wareneinsatz in der Gastronomie mit einem Controlling System verbessert

In vielen Cafes, Restaurants und Bars ist der Wareneinsatz außer Kontrolle und reißt tiefe Löcher ins Budget.

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie man den Wareneinsatz mit einer Controlling Software in den Griff bekommt und mehr Gewinn erzielt.

Die beiden Berufspiloten im Bild steuern eine 2-motorige DH-C 6-400 über Borneo.

Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, wie man ein Flugzeug manövriert?

Dazu gibt es zwei Möglichkeiten: Sichtflug (auch Blindflug genannt) oder Instrumentenflug.

Aber was hat das mit der Gastronomie zu tun?

Wenn Sie weiter lesen finden Sie heraus, was Airline Piloten und Gastronomen gemeinsam haben und wie Sie von meinem Controlling System profitieren können.

Zurück zur Fliegerei.

Der Blindflug eignet sich gut für gemütliche Rundflüge, bei denen man einen schönen Ausblick geniessen möchte. Beim Blindflug darf man jedoch keine Wolken durchkreuzen, sondern muss man um jede Wolke außen herumfliegen. Das kann die Route wesentlich verkomplizieren und viel Zeit und Treibstoff kosten.

Professionelle Airline Piloten haben eine ganz andere Verantwortung und müssen Ihre Aufgabe daher auch anders lösen.

Sie müssen das Flugzeug samt den Passagieren sicher, schnell und effizient von A nach B bringen.

Dazu wenden sie die Regeln des Instrumentenfluges an, der um einiges anspruchsvoller ist. Anders als beim Sichtflug darf man beim Instrumentenflug Wolken durchfliegen und kommt man schneller voran. In Deutschland besitzen übrigens nur 5% aller Hobby-Piloten eine Berechtigung zum Instrumentenflug.

Als Gastronom entscheiden Sie jeden Tag, wie Sie Ihren Betrieb führen.

Fliegen Sie wie ein Hobby-Pilot auf Sicht und nehmen Sie Verluste durch schlechte Kalkulation, fehlendes Marketing und Schwund einfach hin?

Oder agieren Sie genauso professionell wie ein Airline-Pilot und fliegen Sie nach einem klar definierten Flugplan?

Wenn Sie einen Blick auf Ihre bisherigen Zahlen werfen, dann werden Sie schnell erkennen, wie Sie sich in der Vergangenheit entschieden haben.

Sind Sie für den Betrieb Ihres Cafes oder Restaurants gut vorbereitet?

Wenn ja, dann möchte ich Ihnen gratulieren.

Wenn nein, dann sollten Sie jetzt darüber nachdenken was zu tun ist und damit beginnen, die notwendigen Schritte einzuleiten. Die folgenden Zeilen können Ihnen dabei behilflich sein.

Wer schreibt hier eigentlich?

Peter Graf Restaurant Kompass

Mein Name ist übrigens Peter Graf.

Ich bin der Autor mehrerer Fachbücher für die Gastronomie, unter anderem des Amazon-Bestsellers „Wie man in der Gastronomie Gewinn erzielt“.

Meine Reise durch die Gastronomie begann im Jahr 1990 im Alter von 15 Jahren. In der Hotelfachschule Klessheim erhielt ich meine Grundausbildung für diese genauso spannende, wie auch anspruchsvolle Branche.

Ein Angebot das ich nicht ablehnen konnte

2001 wurde es für mich ernst, als ein sehr guter Freund von mir sein eigenes Lokal eröffnete. Sinngemäß meinte er:

Hey, Peter, ich hab´grad den Pachtvertrag unterschrieben und in drei Tagen sperren wir auf. Alle glauben, dass ich verrückt bin, da ich all´ unsere Ersparnisse in diesen heruntergekommenen Laden stecke. Aber ich glaube, dass es funktioniert. Bist Du dabei? Ich brauche jemanden, der sich um die Zahlen kümmert.

Spannend und lehrreich

Damals stand ich kurz vor dem Abschluss meines Jura-Studiums und arbeitete ich in einem Shop für Handys. Der Job war zwar nicht meine berufliche Erfüllung, aber er war sicher und ich bekam jedes Monat pünktlich mein Geld. Dennoch lies ich mich auf dieses Abenteuer ein und habe ich diesen Schritt bis heute nie bereut. Im Rückblick gehört diese Phase sogar zu den spannendsten und lehrreichsten Abschnitten meines Berufslebens.

Die Vorpächter gingen pleite

Bei dem neu eröffneten Betrieb handelte es sich um das ehemalige republic café in der Stadt Salzburg. Unsere Ausgangssituation war denkbar schlecht.

Der Betrieb befand sich zwar in guter Innenstadtlage. Dennoch gingen zumindest die beiden letzten Vorpächter damit pleite.

Wie wir feststellen mussten,  gab es keine Kalkulation, keinen Plan, kein Controlling und einige Mitarbeiter stahlen wie die Raben. So fanden wir z.B. bei der Auswertung des Schanksystems heraus, dass zigtausende Biere über die Schaumtaste gezapft wurde, ohne dass der Umsatz in der Kassa landete.

Zu Beginn lag mein Fokus daher auf der Einführung eines Kontrollsystems, um die Umsatzlecks zu schliessen.

Büro im Keller

Ich kann mich noch gut an die ersten Wochen im Betrieb erinnern. Wir hatten unser „Büro“ in einem Kellerraum eingerichtet, der kein Fenster hatte und obendrein auch noch zugig war. Wir waren jedoch so sehr vom „Gründergeist“ beseelt, dass uns das gesamte Rundherum völlig egal war.

Wir hatten nur ein Ziel. Der Betrieb musste es einfach schaffen. Meine damalige Freundin (die ich zwischenzeitig meine Ehegattin nennen darf 🙂 ) kam zwei Wochen nach der Eröffnung in unser Kellerbüro und fragte mich, wann ich denn wieder einmal nachhause kommen würde. Die Zeit verging einfach viel zu schnell.

Kein Geld für teures High-Tech

Geld für ein teures „High-End-Controlling-System“ für viele Tausend Euro (bzw. damals noch Schilling) hatten wir damals als blutjunge Gründer einfach nicht. Also musste ich mir etwas einfallen lassen und da kam das gute alte Excel ins Spiel.

Vom Pleitebetrieb zu 2 Millionen Euro Umsatz

Also entwickelte ich meine eigene Lösung, die zunächst nur als Provisorium gedacht war. Die kleine Excel-Tabelle wuchs und wuchs, bis daraus schließlich ein komplettes System für Kalkulation und Kontrolle entstand.

Es war mehr als 15 Jahre im Einsatz und war es nach der Aussage meines Freundes das Fundament für den Erfolg seines Betriebs. Immerhin konnte das republic café von einem kleinen 7-Mitarbeiter-Café in der Krise zu einem erfolgreichen Leitbetrieb mit rund 50 Mitarbeitern und einem Jahresumsatz von deutlich mehr als 2 Millionen Euro heranwachsen.

Bedauerlicherweise kam es nach 15 Jahren zu einem Zerwürfnis zwischen den Parteien des  Pachtvertrages, sodass der Betrieb im Herbst 2017 geschlossen werden musste.

Die Weiterentwicklung des Systems

Viele Gastronomen kämpfen heute mit den gleichen Problemen wie wir damals. Zu hoher Wareneinsatz, Schwund, Diebstahl und Preiskalkulation, um nur ein paar Themen zu nennen.

Mein System wurde in der Praxis aus der Not heraus geboren und hat im Laufe der Jahre mehrere Prüfungen und Feuertaufen bestanden. Allerdings war es in seiner ursprünglichen Form nicht besonders bedienerfreundlich.

Wir hatten immer wieder Probleme mit (versehentlich) geänderten Formeln. So mussten wir viel unnötige Zeit mit der Wartung des Systems verbringen. Da es jedoch sehr wertvolle Dienste leistete, war sogar dieser Aufwand gerechtfertigt.

Damit dieses hilfreiche und praxiserprobte System nicht verloren geht und damit auch andere Gastronomen es nutzen können, begann ich im Jahr 2016 damit, es zu verbessern und bedienerfreundlicher zu machen.

Etwa ein Jahr habe ich in die Weiterentwicklung investiert. Nun kann ich Ihnen das Ergebnis präsentieren, und zwar das …

Gastronomie Controlling System „Restaurant Kompass“

Symbolbild für den digitalen Download der Software (Excel + PDF)
Startbildschirm von Restaurant Kompass

Jetzt gehen Ihnen vielleicht ein paar Fragen durch den Kopf. Ich werde mich bemühen, diese so gut wie möglich zu beantworten.

Ist Restaurant Kompass für Sie?

Restaurant Kompass (RK) ist speziell für…

  • Gründer, die ein Café, ein Restaurant, eine Pizzeria, eine Bar, einen Imbiss, ein Bistro, einen Food-Truck oder ein klassisches Gasthaus eröffnen möchten.
  • Gastronomen, die bereits einen eigenen Betrieb führen.
  • Pächter, Geschäftsführer und Führungskräfte in der Gastronomie.

Was ist RK?

RK ist ein System, mit dem Sie Food & Beverage Prozesse in Gastronomiebetrieben planen, steuern und kontrollieren können.

Die Hauptfunktionen sind…

  1. Businessplan
  2. Kalkulation
  3. Controlling und
  4. Standkontrolle

Was bekommen Sie mit RK?

Im Paket enthalten sind…

  1. Die Software auf der Basis von Microsoft-Excel
  2. Das Handbuch mit Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Checklisten in Form einer PDF-Datei mit 184 Din A4 Seiten
  3. Der Videokurs mit 50 Lektionen und einer Dauer von mehr als 14 Stunden. Abrufbar auf Youtube. Der Zugang zu den Videos ist öffentlich. So können Sie sich schon vor dem Kauf einen umfassenden Eindruck vom System verschaffen.

Was bringt Ihnen RK?

Die meisten Gastronomen …

  1. verfolgen keinen Plan,
  2. haben keine Kalkulation,
  3. üben keine Kontrolle aus,
  4. haben zu hohe Kosten,
  5. werden von den eigenen Mitarbeitern bestohlen, und
  6. wissen nicht was sie tun sollen, damit sie erfolgreich werden.

Mit RK können Sie, genauso wie ein professioneller Airline Pilot, systematisch und Schritt-für-Schritt …

  1. die richtigen Ziele und Maßnahmen entwickeln, mit denen Sie zum Erfolg gelangen
  2. verschiedene Szenarien für Umsatz, Preise, Wareneinsatz, Personalkosten und Miete austesten, damit Sie wissen, wie Sie Ihr monatliches Gewinnziel erreichen
  3. Kalkulationsverluste in Gewinn umwandeln
  4. die Kontrolle über Ihre Umsätze erlangen
  5. Schwund, Diebstahl und Wareneinsatz reduzieren
  6. den Personalbedarf in Küche und Service ermitteln und die Personalkosten optimieren
  7. Standards in Küche und Service entwicklen und umsetzen

Interessiert?

Dann sehen wir uns RK etwas genauer an.

[1] Der Businessplan

Kalkulation – Zum Vergrößern anklicken

Preiskalkulation und Businessplan in einem Rechenwerk

Mit RK können Sie aus der Zahlenperspektive einen detaillierten Plan von Ihrem Gastronomiebetrieb erstellen. Dabei sind die Kalkulation Ihrer Preise und der Businessplan in einem Rechenwerk vereint.

Man kann sich die Funktionsweise in etwa so wie bei einem Flugsimulator vorstellen. Sie können sehr einfach unterschiedliche Bedingungen und Varianten austesten, bis Sie die optimale Einstellung gefunden haben. Dann haben Sie einen detaillierten Plan, den Sie Schritt-für-Schritt umsetzen können.

RK ist so konzipiert, dass Sie das Endergebnis, also Ihren Gewinn, immer im Auge behalten. Wenn Sie z.B. den Absatz oder den Wareneinsatz eines Artikels oder die Anzahl der Mitarbeiter einer bestimmten Position verändern, berechnet RK sofort das geplante Endergebnis. So können Sie die Auswirkung einer Maßnahme auf Ihren Gewinn ermitteln.

Für jede Hauptservicezeit (Stoßzeit) einen eigenen Umsatzmix planen

Im Rahmen des Umsatzmix können Sie für jeden einzelnen Artikel und für jede einzelne Hauptservicezeit (Früh, Mittag, Nachmittag, Abend) eine geplante Absatzmenge festlegen.  Das System zeigt Ihnen dann, zu wieviel Prozent Ihr Betrieb ausgelastet ist und können Sie Einsparungs- und Gewinnpotentiale aufdecken.

Den eigenen Wochenrhythmus berücksichtigten

Der Umsatz von Gastronomiebetrieben unterliegt häufig einer wöchentlichen Schwankung. Es gibt Wochentage, da hat man geschlossen. Dann gibt es Wochentage, an denen man typischerweise mehr oder weniger Umsatz macht. Diese Schwankungen können Sie in RK definieren und berücksichtigen, indem Sie das Umsatzvolumen für jede Hauptservicezeit (kurz HSZ) eines jeden Wochentags bestimmen.

Die Gästekapazität optimal ausnutzen

Damit Ihr Plan realistisch bleibt, müssen Sie die Grenzen Ihrer Kapazität kennen und die Auslastung im Auge behalten. Hier können Sie die Anzahl Ihrer Tische bzw. Sitzplätze, die Servicedauer einer HSZ  und das typische Verhalten Ihrer Gäste definieren.

Das System zeigt Ihnen auf der Basis Ihrer Eingaben, wieviele Gäste Sie während einer HSZ verpflegen können und wie hoch die  geplante Auslastung ist.

Budgets planen und im Auge behalten

Es stehen Ihnen zwei von einander unabhängige Jahresbudgets zur Verfügung, die wiederum in 12 Monatsbudgets unterteilt sind. Die jeweils aktuellen Planungswerte aus Ihrer Kalkulation können Sie auf Knopfdruck importieren und auf Wunsch weiter bearbeiten. Zur Arbeitserleichterung können auch Daten aus der Berechnung des Wareneinsatzes automatisch übertragen werden.

Budget

[2] Die Kalkulation

Rezepturen als Grundlage für Ihren Gewinn

Rezepturen sind das solide Fundament Ihrer Kalkulation und enthält RK eine spezielle Vorlage. In der Praxis wird häufig der Produktionsverlust (z.B. durch Braten oder Zuschneiden) beim Wareneinsatz nicht berücksichtigt. Die Rezepturvorlage macht Ihnen diesen Rechenvorgang sehr einfach. Sie brauchen lediglich die jeweilige Prozentzahl einzutragen und das System berechnet automatisch den wahren Einkaufspreis inklusive dem Produktionsverlust.

Rezepturvorlage

Den Gewinn immer im Blick

RK zeigt Ihnen das geplante Betriebsergebnis auch sets im Modul Kalkulation an. So können Sie sehr einfach verschiedene Preise, Wareneinsätze und Absatzmengen simulieren und einen Plan zur Optimierung Ihres Gewinnes erstellen.

Modul Kalkulation

Detaillierte Kalkulation für Speisen und Getränke

In RK können Sie jeden einzelnen Artikel, den Sie im Sortiment haben, anlegen und kalkulieren. Dazu können Sie je Artikel folgende Daten definieren:

  • Name
  • PLU
  • Kategorie (Speisen, Alk-freie Getränke, Cafe-Tee, Faßbier, Bier Fl, Wein, Schaumwein, Spirituosen)
  • Einheit (Stk, Lt, Cl oder Kg)
  • Kü Min – Zubereitungsdauer eines Gerichts in der Küche
  • S Min – Servicedauer des jeweiligen Artikels
  • WES netto – Der netto Wareneinsatz in Euro
  • MWSt – Der anzuwendende MWSt-Satz
  • VK Brutto – Der brutto Verkaufspreis

[3] Das Controlling

Ziele setzen und verfolgen

Den nach Ihrer Kalkulation geplanten Stückumsatz können Sie Ihren Mitarbeitern als motivierendes Ziel zur Verfügung stellen.

Ziele

Die Analyse deckt konkrete Verbesserungsmöglichkeiten auf

In der Portfolioanalyse finden Sie heraus, mit welchen Artikeln Sie Gewinn oder Verlust machen. Die Normstrategien zeigen konkrete Möglichkeiten zur Verbesserung Ihrer Ertragssituation auf.

Portfolio Analyse

Die Fixkosten in den Griff bekommen

Erfassen Sie alle Kostenpositionen, damit Sie ein realistisches Ergebnis planen können. Bei den Personalkosten können Sie verschiedene Typen anlegen und den Personalstand sehr einfach verändern, damit Sie die optimale Kostenstruktur entwickeln können.

Fixkosten

Liquidität sichern

Die Liquiditätsplanung hilft Ihnen dabei, dass Sie immer über genügend Geldmittel verfügen. Tragen Sie einfach Ihren Tagesumsatz ein und Sie erfahren über den Soll-Ist-Vergleich, ob Sie auf Kurs sind.

Liquidität

Finanzen planen

Um kostenecht kalkulieren zu können, muss man auch die Abschreibung und die Finanzierungskosten für Inventar, Maschinen und andere Investitionsgüter berücksichtigen. Im Modul „Finanzen“ können Sie den monatlichen Wert dieser Kosten sehr einfach ermitteln.

Finanzen

Den Einkauf erfassen

RK bietet Ihnen die Möglichkeit den laufenden Wareneinkauf nach Kategorien zu erfassen. So können Sie im nächsten Schritt eine monatliche Auswertung des Wareneinsatzes für jede einzelne Kategorie durchführen und Schwachstellen gezielt verbessern.

Einkauf

Tool für die monatliche Inventur

Mit einer monatlichen Inventur können Sie den Warenverbrauch sehr genau ermitteln. Das System enthält ein Modul, das Sie bei der Inventur von Küche, Lager und drei Ständen im Service unterstützt.

Inventur

Den Wareneinsatz verbessern

Die Steuerung und die Kontrolle des Wareneinsatzes gehört in der Gastronomie zu den profitabelsten Tätigkeiten.

Im Modul Wareneinsatz können Sie die laufenden Umsätze aus der Standkontrolle und die laufenden Einkäufe importieren. So haben Sie Ihren Wareneinsatz immer im Blick und erhalten Sie am Ende eines jeden Monats eine Auswertung des Wareneinsatzes für jede einzelne Kategorie. Dadurch können Sie Problemfelder eingrenzen und bei Bedarf gezielt Gegenmaßnahmen einleiten. Ausserdem erhalten Sie einen Vergleich des Ist-Wareneinsatzes mit Ihren Planzahlen und mit den Richtwerten des Finanzamtes.

Wareneinsatz Daten
Wareneinsatz Auswertung

[4] Die Standkontrolle

Ein bewährtes Hausmittel gegen Schwund

Mit der integrierten Standkontrolle können Sie bis zu drei Getränkestände (z.B. für Restaurant, Bar und Garten) verwalten.

Dieses einfache System hat sich in der Praxis sehr gut als Ergänzung zur Kassa bewährt. Mit einer Standkontrolle erhalten Sie ein System zur Kontrolle der tatsächlich verkauften Waren, das von der Kassa völlig unabhängig arbeitet.

Anders als bei der Kassa ermittelt die Standkontrolle den tatsächlichen Umsatz nämlich auf der Basis des tatsächlichen Warenverbrauchs.

Voraussetzung dafür ist, dass man den Anfangsbestand, die Fassung, den Eigenverbrauch und den Endbestand erfasst und ins System eingibt. Das erfordert natürlich einen gewissen Arbeitsaufwand.

Durch die Eingabemasken des RK-Daten-Clients kann diese Dateneingabe jedoch sehr schnell und effizient erfolgen. Spirituosen können mittels einer Waage inventiert werden. Bei Einsatz des RK-Daten-Clients in Verbindung mit einer digitalen Waage können z.B. 100 verschiedene Spirituosen in nur 15 Minuten erfasst werden. Damit ist sogar eine tägliche Standkontrolle bei allen Getränken in sehr kurzer Zeit möglich.

Standkontrolle
Spirituosen im RK Daten Client
Eingabemaske im RK Daten Client

Tagesabrechnung mit Kategorieumsätzen

Die Ergebnisse aus der Standkontrolle werden in der Tagesabrechnung übersichtlich zusammengefasst.

Tagesabrechnung – Übersicht

Schritt-für-Schritt zum Erfolg

Ein spezieller Umsetzungsplan hilft Ihnen den Überblick zu bewahren. Sie können für jeden Punkt einen Termin eintragen und bei Erledigung abhaken. Die erfüllte Aufgabe wird dann grün markiert.

Der Umsetzungsplan ist inhaltlich gleich strukturiert, wie das Handbuch und der Videokurs. So können Sie sich stets auf eine Teilaufgabe fokussieren und gelangen Sie sicher ans Ziel.

Phase 1 des Plans umfasst die einmalige Installation des Systems. Phase 2 ist die laufende Anwendung und steht Ihnen eine Checkliste für tägliche und monatliche Aufgaben zur Verfügung.

Umsetzungsplan Phase 1 Module 1 bis 5
Umsetzungsplan Phase 1 Module 6 bis 11
Umsetzungsplan Phase 1 Module 12 bis 17
Umsetzungsplan Phase 2

Was sind die Funktionen von Restaurant Kompass?

  • Sie können Ihren gesamten Betrieb kalkulieren und planen.
  • Sie erhalten eine rechnerische Simulation Ihres Betriebs.
  • Sie können gezielt Verluste reduzieren und Gewinne ausbauen.
  • Sie können beabsichtigte Verbesserungen in der Simulation austesten und die Auswirkungen auf das Ergebnis einschätzen.
  • Der Umsetzungsplan hilft Ihnen die Übersicht zu behalten. Schritt-für-Schritt können Sie eine Aufgabe nach der anderen erledigen und abhaken.
  • Die Rezeptur-Vorlage unterstützt sie beim strukturierten Kalkulieren Ihrer Artikel. Den Produktionsverlust müssen Sie nur in Prozent eingeben und das System berechnet sodann den „wahren“ Einkaufspreis inklusive dem Produktionsverlust.
  • Sie erhalten eine Vorlage zur Planung der Abläufe im Service. So können Sie die durchschnittliche Bearbeitungsdauer eines Artikels einschätzen und den voraussichtlichen Personalbedarf ermitteln.
  • Sie können jeden einzelnen Artikelpreis genau kalkulieren und dabei die Auswirkung einer Preisänderung auf das Gesamtergebnis auf einen Blick ablesen.
  • Sie können Kalkulationsfehler aufdecken, indem Sie einen Blick auf den Wareneinsatz der einzelnen Artikel werfen.
  • Die kalkulierten Artikel können Sie nach Sparte, Wareneinsatz, PLU und Umsatz sortieren und so die Bedeutung eines Artikels besser einordnen.
  • Sie können einen Soll-Wareneinsatz in Prozent definieren. Dann wird der Wareneinsatz eines jeden einzelnen Artikels rot oder grün markiert und können Sie einen etwaigen Verbesserungsbedarf leichter erkennen.
  • Mit dem Umsatzmix und dem Umsatzvolumen können Sie wöchentliche Umsatzschwankungen einplanen.
  • Auf Basis der Gästekapazität berechnet das System die Auslastung in Prozent. So erkennen Sie die Kapazitätsgrenzen und bleibt Ihre Planung realistisch.
  • Zur Anlage oder zur Lösung eines Artikels brauchen Sie keine Formeln kopieren. Auf Knopfdruck wird eine neue Artikelzeile angelegt oder gelöscht.
  • Im Modul „Ziele“ finden Sie die Zusammenfassung des geplanten Absatzes je Wochentag und je Hauptservicezeit. Diese Daten können Sie Ihren Mitarbeitern zur Verfügung stellen, damit diese Ihre Vorgaben kennen und auf konkrete Absatzziele hinarbeiten können.
  • Im Modul „Analyse“ wird der von Ihnen geplante Umsatzmix nach Stückumsatz und nach Wareneinsatz mit einem Blasendiagramm aufbereitet. So können Sie sehr einfach Gewinner, Verlierer, Starter und Schwächlinge erkennen und gezielt Verbesserungen einleiten.
  • Anhand der Normstrategien finden Sie für jeden einzelnen Artikel konkrete Vorschläge zur Optimierung.
  • Im Modul „Fixkosten“ können Sie alle Kostenpositionen Ihres Betriebes erfassen.
  • Bei den Personalkosten können Sie bis zu 10 verschiedene Mitarbeitertypen anlegen und die jeweilige Mitarbeiteranzahl bestimmen. So können Sie sehr einfach austesten, wie sich Veränderungen auf den Gewinn auswirken und so die optimale Einstellung herausfinden.
  • Das System berechnet auf Basis des geplanten Arbeitsbedarfs, wieviel Mitarbeiter in der Küche und im Service je Hauptservicezeit voraussichtlich benötigt werden. So erhalten Sie Unterstützung bei der Personalplanung und können Sie Ihre Kosten optimieren.
  • Die Struktur Ihrer Kosten können sie auch einem übersichtlich gestalteten Kreis- und Balkendiagramm entnehmen.
  • Im Modul „Liquidität“ können Sie Ihren Bargeldbedarf planen. Durch den täglichen Abgleich der Soll-Losung mit der Ist-Losung erkennen Sie, ob Sie auf Kurs sind oder ob ein Finanzierungsbedarf besteht.

Was sind Ihre Vorteile?

  1. Sie können Ihre Kalkulation optimieren
  2. Sie können den Wareneinsatz senken
  3. Sie ermitteln den Personalbedarf und optimieren die Personalkosten
  4. Sie können Ihren Gewinn steigern
  5. Sie bekommen Schritt-für-Schritt-Anleitungen für jede einzelne Aufgabe
  6. Wenn Sie selber keine Zeit für Controlling haben, können Sie RK auch an einen Mitarbeiter delegieren. Die Einschulung kann über das Handbuch und den Videokurs erfolgen.
  7. Checklisten für Routineaufgaben
  8. Detaillierte schriftliche Dokumentation im Handbuch
  9. Ausführlicher Videokurs mit 50 Lektionen und mehr als 14 Stunden Dauer
  10. Sie bestimmen Ihr Tempo bei der Umsetzung selbst. Der Videokurs steht Ihnen immer zur Verfügung.
  11. Das System hilft Ihnen sowohl bei der Gründung, als auch im weiteren Betrieb.
  12. Die Excel-Anwendung ist geschützt, damit es zu keinen versehentlichen Änderungen der Formeln kommt.
  13. Sie ersparen sich viele Jahre Entwicklungsarbeit und kostspielige Fehler
  14. Niedrige Anschaffungskosten zum Preis eines Seminars

Welche Voraussetzungen müssen Sie erfüllen?

„Von Nichts kommt Nichts“ – RK wird Ihnen wertvolle Dienste leisten, wenn Sie zu zwei Dingen bereit sind:

  1. Sie machen sich mit dem System vertraut.
    Keine Sorge. Dazu gibt es das ausführliche Handbuch und den begleitenden Videokurs. Ich erkläre Ihnen jedes einzelne Modul Schritt-für-Schritt. In den Videos sehen Sie jeweils die Software, eine Zusammenfassung der wichtigsten Punkte und ein kleines Videobild von mir in der linken oberen Ecke. So können wir ein Lernerlebnis schaffen, das einem Seminar sehr nahe kommt und die Inhalte anschaulich vermittelt.
  2. Sie stellen personelle Ressourcen zur Verfügung (Ihre oder die eines Mitarbeiters).
    Gastronomiebetriebe sind komplex und haben nur eine relativ kleine Gewinnspanne. Wer glaubt, dass man diese Rahmenbedingungen ignorieren kann, muss dafür mit Verlusten bezahlen. Ein komplexes Problem benötigt oftmals auch eine komplexe Lösung. Albert Einstein sagte einmal: „Man muss die Dinge so einfach wie möglich machen. Aber nicht einfacher!“ RK hilft Ihnen bei dieser Aufgabe Schritt für Schritt. Sie beginnen bei der Kalkulation eines jeden einzelnen Artikels und können Sie Ihre Umsätze und Kosten planen. Mit der Standkontrolle können Sie dafür sorgen, dass die erzielten Erlöse auch wirklich in Ihrer Kassa ankommen.

Der größte Part bei der laufenden Anwendung ist die Standkontrolle. Wenn man dieses Kontrollsystem täglich anwendet, wird man dafür zumindest 1 bis 2 Stunden pro Tag benötigen. Bei mehreren Stationen ist der Personalbedarf natürlich größer.

Rechnet sich der Aufwand einer täglichen Standkontrolle?

Das können Sie schnell und einfach selbst entscheiden, indem Sie das Ertragspotential und die Personalkosten  gegenüber stellen. Ohne Kontrolle beträgt der Verlust erfahrungsgemäß 15 bis 20 % vom Umsatz. In meinem Buch „Wie man in der Gastronomie Gewinn erzielt“ finden Sie in Kapitel 5 acht echte Fälle aus der Praxis.

Zur Klärung der Wirtschaftlichkeit müssen Sie sich nur 2 Fragen stellen:

  1. Wie groß schätzen Sie Ihr Ertragspotential pro Jahr?
  2. Wieviel kostet der Arbeitseinsatz?

Machen wir ein Beispiel:

Ein Restaurant erwirtschaftet pro Jahr einen Umsatz von 395.000 Euro. Es gibt nur eine Schank, die abgerechnet und kontrolliert werden muss. Abgesehen von einer PC-Registrierkassa samt mobilen Ordergeräten gibt es keine Kontrollsysteme. Das Potential zur Ertragssteigerung mit einer Standkontrolle wird mit 10% geschätzt. Der Aufwand einer täglichen Standkontrolle beträgt etwa 2 Stunden pro Tag. Diese Arbeit wird mit 14 Euro pro Stunde bewertet.

  1. Ertragspotential durch Controlling: Jahresumsatz von 395.000 Euro x 10% = 39.500 Euro pro Jahr
  2. Personalkosten durch Controlling: 2 h/Tag * 365 Tage * 14 Euro/h = 10.220 Euro pro Jahr
  3. Gewinnpotential durch Controlling daher 29.280 Euro pro Jahr

Im Beispiel beträgt das Gewinnpotential 286% der investierten Personalkosten. Controlling gehört damit zu den profitabelsten Tätigkeiten in einem Gastronomiebetrieb.

Controlling benötigt zwar etwas Zeit und Mühe, der Einsatz ist jedoch bares Geld wert und schafft die Grundlage für nachhaltige Gewinne.

Was sind die Systemvoraussetzungen?

Um RK verwenden zu können, müssen bei Ihnen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

  • Betriebssystem Microsoft Windows 8 oder neuer (ältere Windows-Versionen können kompatibel sein, wurden jedoch nicht getestet).
    Info für Mac-User (Stand Sept. 2019): Direkt unter MacOS funktioniert RK leider noch nicht. Wenn Sie RK auf einem Mac betreiben möchten, benötigen Sie eine virtuelle Windowsoberfläche (z.B. Parallels oder VMWare Fusion).
  • Programm Microsoft Excel 2013 oder neuer
  • Arbeitsspeicher mindestens 4 GB RAM
  • Internetverbindung für online Datentransfer vom RK-Daten-Client

Geschützte Benutzeroberfläche

RK beruht zwar auf dem Programm Microsoft Excel, die Benutzeroberfläche ist jedoch vor Veränderungen geschützt. Ihre individuellen Daten können Sie in die dafür vorgesehenen gelben Felder eintragen. Zum Schutz des Systems ist es jedoch nicht möglich Formeln, Zellen oder Bezüge der Excel-Anwendung zu verändern.

Was ist der Leistungsumfang?

Mit dem Erwerb des Gastronomie Controlling Systems Restaurant Kompass sind folgende Leistungen verbunden:

  • Detailliertes 184 Din A4 Seiten Handbuch als PDF-Datei; Titel: „Wie man ein Gastronomie Controlling System mit Excel aufbaut“ (Download)
  • Download des Programms Restaurant Kompass (Programmiert auf der Basis von MS Excel).
  • Zeitlich unbefristete Nutzung des Programms Restaurant Kompass an einem Betriebsstandort.
  • Download des RK-Daten-Clients (Programmiert auf der Basis von MS Excel).
  • Zeitlich unbefristete Nutzung des RK-Daten-Clients auf beliebig vielen PC´s des Lizenzerwerbers.
  • Begleitender Videokurs mit 50 Lektionen und einer Dauer von mehr als 14 Stunden. Abrufbar auf Youtube.com.

NICHT enthalten sind:

  • Jegliche Hardware, wie z.B. PC´s oder Waage.
  • Lizenzen für Microsoft-Produkte (z.B. Windows oder Excel).
  • Support zu Ihrer IT Anlage. Fragen dazu klären Sie bitte mit Ihrem IT-Betreuer.
  • Individueller Support zur Anwendung von RK.

    Gemäß dem Wunsch unserer Kunden halten wir den Lizenzpreis möglichst niedrig und ist ein individueller Support im Lizenzpreis nicht einkalkuliert und daher auch nicht enthalten. Das Handbuch und der Videokurs sind sehr detailliert und werden darin alle Funktionen Schritt-für-Schritt systematisch erklärt.

    Etwaige Fragen, die weder im Handbuch, noch im Videokurs behandelt sind, können Sie uns gerne via Email an peter@restaurantkompass.com senden. Je nach Anwendungssituation und je nach Kapazität werden wir uns gerne um eine Lösung des Anliegens  bemühen, jedoch besteht darauf kein Rechtsanspruch.

Das Handbuch

184 Din A4 Seiten Handbuch (PDF)
  • Das Handbuch ist auf das Notwendigste reduziert und erklärt jedes einzelne Modul.
  • Für Routineaufgaben gibt es detaillierte Checklisten mit Handlungsabläufen.
  • Im Inhaltsverzeichnis sehen Sie, welches Video zu welchem Kapitel gehört. Z.B. wird das Kapitel „Einführung“ im Video „RKV 1“ erläutert. RKV steht übrigens für Restaurant Kompass Video.

Der Videokurs

Videokurs im Youtube Channel

Hier gehts zum kompletten Videokurs!

  • Das RK System erkläre ich Ihnen komplett in 50 Videolektionen. Wir beginnen bei der Installation und gehen gemeinsam Schritt-für-Schritt durch jedes Kapitel.
  • Der Videokurs, das Handbuch und die Software sind alle aufeinander abgestimmt, damit Ihnen das Erlernen und Anwenden des Systems möglichst leicht fällt.
  • Jeder kann das System erlernen, da es auf einfachen Prinzipien aufbaut und schrittweise erklärt wird.
  • Gegenüber einem Live-Seminar hat der Videokurs den großen Vorteil, dass Sie zeitlich und örtlich völlig flexibel sind und einzelne Lektionen sooft ansehen können, wie Sie möchten.
  • Wenn Sie einen Mitarbeiter mit dem Controlling betrauen, dann können Sie ihm einfach das Handbuch samt Videokurs zur Verfügung stellen.
  • Durch den Videokurs und das Handbuch ist der Wissenstransfer auch bei einem Wechsel des Mitarbeiters garantiert. Sie brauchen dem Nachfolger nur das komplette System zur Verfügung stellen und kann sich dieser selbständig einarbeiten.
  • Insgesamt dauert der Videokurs mehr als 14 Stunden und können Sie Ihn über unsere Webseite oder über Youtube jederzeit abrufen.

Der Preis

Machen Sie 2021 zu Ihrem Erfolgsjahr und investieren Sie in Ihre Zukunft!

Ratenzahlung oder Einmalzahlung:

  • Entweder 5 monatliche Raten á 290, gesamt sohin 1.450 Euro
  • oder einmalig 990 Euro (= Ersparnis von 460 Euro)

Alle Preise brutto inklusive USt.

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