Wie Sie erfolgreich ein Café eröffnen [Großer 5 Schritte Leitfaden]

[ Thema cafe eröffnen ]

Sie wollen ein eigenes Cafe eröffnen?

Die Gründung eines Gastronomiebetriebes ist eine große Herausforderung.

In diesem Beitrag stelle ich Ihnen 5 Kernbereiche vor, die Sie unbedingt beachten sollten, wenn Sie ein Cafe eröffnen.

Was bringt Ihnen dieser Beitrag?

Als Autor mehrerer Praxisbücher für die Gastronomie möchte ich Gründern einen Leitfaden zum Thema “Cafe eröffnen” anbieten. Inhaltlich basiert dieser Artikel auf dem Buch “Mein Gastronomie Businessplan” und lautet mein Motto:

Aus der Praxis für die Praxis

Kann ich Ihnen behilflich sein?

Mein Name ist Peter Graf, ich bin 45 Jahre alt und komme aus Salzburg, Österreich.

Seit Jugendtagen in der Gastronomie

Ich bin in der Gastronomie aufgewachsen, habe Bierfässer geschleppt, Toiletten geputzt, ein wenig Kochen gelernt, als Kellner, als Lohndiener, als Nachtportier, als Barkeeper, im Frontoffice, als F&B Einkäufer und als Controller in verschiedenen Gastronomiebetrieben und Hotels gearbeitet.

Gründung eines Cafes mit 2 Mio Euro Umsatz

So mancher Businessplan wurde von mir erstellt und habe ich im Jahr 2002 live miterlebt, wie es ist, wenn man ein Cafe eröffnet. Ein Freund übernahm damals einen 7-Mitarbeiter Cafe-Bar Betrieb der sich in der Krise befand. Binnen weniger Jahre gelang es uns diesen zu einem erfolgreichen Leitbetrieb mit 50 Mitarbeitern und mehr als 2 Millionen Euro Jahresumsatz auszubauen. Als der Pachtvertrag nach 15 Jahren auslief wurde der Betrieb geschlossen und an einen anderen Pächter vergeben.

Ausbildung

1994 habe ich die Hotelfachschule in Klessheim absolviert und sodann an der Universität Salzburg Jura studiert. Weiters habe ich an der SMBS eine Ausbildung zum Wirtschaftsjuristen gemacht und knapp 10 Jahre als Wirtschaftsanwalt gearbeitet. In den letzten 25 Jahren durfte ich ein paar Dinge lernen, von denen Sie als angehender Gastronom wahrscheinlich profitieren können.

Meine Aufgabe

Heute möchte ich meine Erfahrungen zur Verfügung stellen und Gründer und Unternehmer aus der Gastronomie mit meinen Büchern und Excel Tools auf ihrem Weg zum Erfolg unterstützen.

[ Cafe eröffnen ] Mein Gespräch mit einem Gründer

Vor kurzem schickte mir ein junger Mann seinen Businessplan. Auch er wollte ein Cafe eröffnen und habe ich ihm in einem persönlichem Gespräch offen mitgeteilt, was ich von seinem Vorhaben halte. Im Video erfahren Sie mehr dazu.

[ Cafe eröffnen ] Ein paar Gedanken zum Einstieg

Sie wollen ein eigenes Cafe eröffnen? Dann möchte ich zunächst ein paar persönliche Erfahrungen mit Ihnen teilen.

1. Berufserfahrung ist bares Geld wert [ Cafe eröffnen ]

Bitte lassen Sie sich nicht hinreissen vorschnell einen Betrieb zu starten, ohne gut vorbereitet zu sein. Denn sobald Sie den Schlüssel umdrehen beginnt ein anderes Leben. Der Druck steigt enorm und jeden Tag gibt es Fragen und Probleme mit denen man nicht gerechnet hat. Sie sollten Berufserfahrung in der Gastronomie haben und nicht völlig fremd einsteigen.

Wenn Sie ein Quereinsteiger sind und unbedingt bald loslegen wollen, dann können auch ein halbes oder ein ganzes Jahr Praxis in einem oder zwei gut organisierten Betrieben viel Wert sein.

Man kann zwar auch ohne einschlägige Erfahrung starten, aber dann bezahlen Sie wahrscheinlich ein hohes Lehrgeld. Bitte unterschätzen Sie die Gastronomie nicht. Es ist eine anspruchsvolle Branche, die viel Freude machen kann. Es gibt jedoch zahllose Möglichkeiten für Fehlschläge, die einem Gründer schnell die Existenz kosten können.

Jeden Fehler, den Sie als Gastronom und Unternehmer machen, müssen Sie selbst bezahlen. Jeden Fehler, den Sie als Angestellter machen, muss der Arbeitgeber bezahlen. Daher sollten Sie soviel lernen wie Sie können, um später so wenig Fehler wie möglich zu machen.

2. Der Businessplan [ Cafe eröffnen ]

Natürlich sollten Sie einen soliden Businessplan ausarbeiten. Damit meine ich jedoch nicht die zahllosen 08/15 Vorlagen und Muster, die man im Internet bekommt. Ich rate davon ab Ihren Businessplan von einem Dritten, z.B. von einem Berater, schreiben zu lassen. Einen Plan zu schreiben ist eine Sache. Den Plan umzusetzen ist etwas ganz anderes.

Ihr Businessplan sollte wirklich von Ihnen kommen. Ihr Herz und Ihre Gedanken sollten damit erfüllt sein und Sie sollten wirklich an das glauben, was darin steht. Ich habe genug Businesspläne gesehen, um zu wissen, dass dies oft nicht der Fall ist. Häufig soll der Businessplan nur bei der Bank vorgelegt werden, um einen Kredit zu bekommen. Dazu kann man ihn natürlich auch verwenden, das sollte jedoch nicht der Hauptzweck sein.

Ihr Businessplan sollte Sie dazu zwingen sich mit den Kernfragen zu befassen. Sie sollten konkrete Antworten entwickeln, auf welche Art und Weise Sie Ihr Cafe eröffnen wollen. Zum Beispiel:

• Wer sind Ihre Kunden?
• Wie groß ist Ihre Zielgruppe?
• Was wollen Ihre Kunden?
• Wie können Sie Gewinn erzielen?
• Welche Vor- und Nachteile hat der in Frage stehende Standort?
• Wie bekommen Sie Gäste?
• Haben Sie genug Liquidität um den Start zu finanzieren?
• Wie bewältigen Sie Routineaufgaben?

3. Das Chaos am Anfang [ Cafe eröffnen ]

Lassen Sie sich nicht von der Ruhe vor dem Sturm täuschen. Es ist praktisch normal, dass am Anfang Chaos herrscht. Die Frage ist eigentlich nur, wie sehr? Damit Sie das Risiko eines Schiffbruchs am Start minimieren und möglichst schnell in ruhigeres Fahrwasser kommen, müssen Sie sich auf möglichst alle Aufgaben vorbereiten. Zum Beispiel:

• Mitarbeiter suchen, interviewen, einstellen, ausbilden und führen
• Marketing betreiben, das auch Gäste bringt
• Kontrolle ausüben, um die Kosten im Griff zu behalten
• Produkte gestalten, die bei der Zielgruppe ankommen
• Wareneinkauf und Qualitätssicherung
• Buchhaltung und Geldwesen

4. Der erste Ansturm der Neugierigen [ Cafe eröffnen ]

Die ersten Wochen und Monate haben viele Startups in der Gastronomie den Vorteil der Neuheit. Viele Neugierige kommen, um zu schauen. Dieser erste Schwall an Gästen kann und wird wahrscheinlich nachlassen.

Sie sollten bereits am Start ein bestmögliches Bild abgeben, um Stammgäste aufzubauen. Wenn der erste Eindruck schlecht ist, verlieren Sie viel. Nach dem Ansturm der Neugierigen sollte Ihr Marketingkonzept beginnen zu greifen. Sie sollten in der Lage sein ein hochwertiges Produkt anzubieten für das es Nachfrage gibt und Gäste durch die Tür zu bringen.

5. Ein Café ist ein komplexer Betrieb [ Cafe eröffnen ]

Unterschätzen Sie nicht die Komplexität eines Cafés. Der Verkauf von Espressi, Snacks und Mineralwasser klingt vielleicht simpel. Tatsächlich steckt sehr viel hinter einem gut organisierten Gastronomiebetrieb.

Z.B. Management von Mitarbeitern, Lager, Einkauf, Kalkulation, Küche, Schank, Kontrolle, Reinigung, Musik, Qualitätssicherung, Werbung, Upselling, Kundenbindung und Abfallentsorgung, um nur ein paar zu nennen.

6. Gute Mitarbeiter sind extrem wertvoll [ Cafe eröffnen ]

Ihre Mitarbeiter spielen eine große Rolle und wenn Sie ein Cafe eröffnen wollen, dann müssen Sie sich überlegen, wie Sie Fachpersonal zu leistbaren Kosten bekommen. Wahrscheinlich werden Sie viele unerfahrene Mitarbeiter einschulen und führen müssen. Dazu sollten Sie die Arbeitsprozesse jedoch selbst genau kennen, definieren und vermitteln können.

7. Rechnen Sie mit einer hohen Mitarbeiterfluktuation [ Cafe eröffnen ]

Stellen Sie sich auf einen hohen Wechsel bei Ihren Mitarbeitern ein. Bereiten Sie Prozedere und Muster für möglichst alle denkbaren Aufgaben vor. Beginnen Sie möglichst bald damit ein Mitarbeiterhandbuch zu schreiben. Das können am Anfang auch nur ein paar Zettel sein, die Sie dann laufend erweitern.

8. Lesen und prüfen Sie den Miet- oder Pachtvertrag [ Cafe eröffnen ]

Wer ein Cafe eröffnet, wird meistens einen Miet- oder Pachtvertrag abschliessen. Schenken Sie dem Vertrag viel Aufmerksamkeit, weil das Geschäftslokal und die rechtlichen Rahmenbedingungen nach der Unterschrift fix sind und weitgehend über Ihr wirtschaftliches Schicksal bestimmen werden.

Klarerweise sollten Sie den Vertrag selbst genau lesen und auch einen rechtlichen Spezialisten (z.B. Rechtsanwalt oder Notar) zu Rate ziehen. Achten Sie auf eine ausreichend lange Vertragsdauer und/oder auf eine Verlängerungsoption, die Sie einseitig ausüben können. Wenn der Vertrag schon nach 3 oder 5 Jahren ausläuft, hat der Betrieb vielleicht gerade erst einmal die Anfangsinvestitionen herein gespielt.

Sehen wir uns nun den Kern des Businessplans an, damit Sie eine gute Vorstellung bekommen, welche Schritte erforderlich sind, um ein Cafe zu eröffnen.

[ Cafe eröffnen ] Baustein #1: Die Gäste

Wenn Sie ein Cafe eröffnen wollen, beginnen wir am besten mit den Menschen, die sich am Standort aufhalten. Sie könnten auch mit dem Konzept beginnen. Ich schlage jedoch vor, zunächst den Gast zu analysieren, damit Sie das Risiko des Scheiterns minimieren.

Wenn Sie zunächst ein Konzept schreiben, das natürlich Ihnen und Ihrem Geschmack gefällt, bedeutet das jedoch noch nicht, dass es auch den Menschen im Umfeld eines bestimmten Standortes zusagt.

Wer ist Ihre Zielgruppe am Standort? [ Cafe eröffnen ]

Ihre Chancen auf Erfolg sind deutlich höher, wenn Sie zunächst prüfen, welche Wünsche und Bedürfnisse die Menschen vor Ort haben und ihnen dann ein maßgeschneidertes Angebot stellen.

Versuchen Sie spezifische Zielgruppen von Menschen zu definieren, die sich am Standort regelmäßig aufhalten. Unterliegen Sie nicht der Versuchung es jedem Menschen recht zu machen. Da läuft man Gefahr unter dem Strich niemand zu gewinnen. Suchen Sie nach Menschen, die sich ähnlich Verhalten und gleichartige Produkte und Dienstleistungen nachfragen.

Steckbriefe für Ihre Zielgruppen [ Cafe eröffnen ]

Für jede Zielgruppe können Sie einen Steckbrief erstellen, in welchem Sie die typischen Merkmale beschreiben. Stellen Sie sich dabei folgende Fragen:

• Welche wesentliche Eigenschaft teilt die Zielgruppe?
• Zu welcher Zeit ist die Zielgruppe anwesend?
• Von wo kommt die Zielgruppe und wohin geht sie?
• Welches Transportmittel verwendet die Zielgruppe?
• Wie groß ist die Zielgruppe?
• Welches Produkt oder welche Dienstleistung möchte die Zielgruppe konsumieren?
• Warum möchte die Zielgruppe in ein Café gehen?

Wahrscheinlich wird es an Ihrem Standort nicht nur eine, sondern mehrere Zielgruppen geben, weshalb es Sinn macht, mehrere Steckbriefe zu erstellen.

Werkzeuge zur Zielgruppenanalyse [ Cafe eröffnen ]

Wenn Sie erfolgreich ein Cafe eröffnen möchten, sollten Sie genügend Daten sammeln, damit Ihre Analyse aussagekräftig wird. Lernen Sie alles über Ihre Zielgruppe. Dann wird es Ihnen viel leichter fallen ein Angebot zu erarbeiten, das großen Anklang findet. So können Sie die Analyse durchführen:

Beobachtung des Standortes: Nehmen Sie sich viel Zeit, um die Lage vor Ort zu erkunden. Zählen Sie Passantenströme und reden Sie einfach mit den Menschen auf der Straße. Sie können ja sagen, dass Sie gerade eine Studie für einen neuen Gastronomiebetrieb machen und gerne ein paar Fragen stellen würden.

Beobachtung anderer Gastronomiebetriebe im Umfeld: Besuchen Sie andere Betriebe und machen Sie sich Notizen. Welches Konzept wird geboten? Wie hoch ist das Gästeaufkommen? Welche Getränke und Gerichte werden bestellt? Wie lange bleiben die Gäste? Was wird Besonderes geboten? Wie sind die Preise? Wie ist die Qualität?

Finden Sie Knotenpunkte: Gibt es in der Nähe Bereiche mit sehr hoher Passantenfrequenz? Können Sie dort Werbung machen?

Google Recherche: Gehen Sie auf Google Maps und sehen Sie sich alle Gastronomiebetriebe im Umfeld an. Wie gut oder schlecht sind die Bewertungen der Gäste? Außerdem bietet Google ein Stoßzeitendiagramm, das Ihnen wertvolle Infos zum Gästeaufkommen gibt.

Tripadvisor: Hier finden Sie ebenso Bewertungen und Infos über Mitbewerber.

In “Mein Gastronomie Businessplan” finden Sie übrigens 13 Vorschläge und eine Checkliste mit Fragen zur Zielgruppenanalyse.

Lese-Tipp: Zielgruppenanalyse in 5 Schritten: Wie bestimme ich meine Zielgruppe?

[ Cafe eröffnen ] Baustein #2: Das Konzept

Ihr Konzept sollte Antwort auf eine Frage geben:

Auf welche Art und Weise wollen Sie die Bedürfnisse Ihrer Zielgruppe(n) erfüllen?

Dazu müssen Sie Wissen, was die Gäste wollen und was Sie anbieten. Das Konzept eines Cafes kann man mit dem Bauplan für ein Gebäude vergleichen. Man will konkret gesteckte Ziele erreichen und das Potential bestmöglich ausnutzen. Wer in seinem Konzept nur seine Speisen und Getränke anführt, der hat kein Konzept.

Das Konzept zählt zu den wichtigsten Erfolgsfaktoren eines Gastronomiebetriebes.

Aus einer Studie der Cornell University

Ein weiser Rat

An dieser Stelle möchte ich Ihnen eine kurze Anekdote von Conrad Hilton erzählen. Bei einer Gala in New York wurde sein Lebenswerk geehrt und fragte man den berühmten Hotel Gründer, was die wichtigste Lektion sei, die er in seinem Leben gelernt habe. Die Antwort des damals über 80 jährigen Mr. Hilton war: “Remember to tuck the shower curtain inside the bathtub.” Danach verließ er das Podium.

Denk daran den Duschvorhang in die Badewanne zu stecken.

Conrad Hilton

Zunächst klingt das vielleicht lächerlich, oder? Aber es zeigt eine ehrliche Wertschätzung von vermeintlich kleinen Dingen, die für den Gast schlicht wichtig sind. Man muss nicht das Rad neu erfinden und die Gastronomie revolutionieren um Erfolg zu haben. Manchmal reicht es, wenn man sich um die kleinen Bedürfnissen seiner Gäste kümmert, die anderen egal sind. Ihr Gast wird Sie dafür lieben und Ihnen treu bleiben.

Erfahren habe ich diese kleine Geschichte von Tom Peters, dem bekannten Autor von “Auf der Suche nach Spitzenleistungen” und “Reimagine”.

Im Folgenden finden Sie die 7 wichtigsten Elemente eines gastronomischen Konzeptes.

1. Der Gast und seine Bedürfnisse [ Cafe eröffnen ]

Entscheiden Sie sich für eine oder mehrere Zielgruppen und definieren Sie deren Wünsche und Bedürfnisse.

2. Die Mitarbeiter [ Cafe eröffnen ]

Stellen Sie sich in Gedanken Ihren fertigen Cafe Betrieb vor und beschreiben Sie den Einsatz Ihrer Mitarbeiter z.B. an Hand folgender Kriterien:

• Qualifikation
• Stellenbeschreibung
• Schulung
• Kleidung
• Begrüßung der Gäste
• Bestellvorgang
• Arbeitswege
• Serviceablauf
• Upselling Programm

3. Die Speisen und Getränke [ Cafe eröffnen ]

Das Angebot an Speisen und Getränken ist wahrscheinlich Ihr wichtigstes Marketinginstrument und damit eine der bedeutendsten Aufgaben beim Projekt “Cafe eröffnen”. Die Karte sollte nicht nur eine Auflistung von Artikeln sein, sondern dem Gast eine Entscheidungshilfe bieten und seinen Bedürfnissen entsprechen. Nehmen Sie sich viel Zeit für die Gestaltung Ihrer Karte und denken Sie z.B. an folgende Punkte:

• Was ist Ihr Angebot an Speisen und Getränken?
• Haben Sie Rezepturen ausgearbeitet?
• Sind die Produkte lebendig beschrieben?
• Was ist besonders?

Zum Thema Speisekarte darf ich Sie auf Kapitel 18 in meinem Buch “Wie man in der Gastronomie Gewinn erzielt” hinweisen. Dort finden Sie einfache und erprobte Strategien zur Umsatzsteigerungen die für Sie bares Geld wert sein können.

Ein wertvoller Tipp für Ihre Karte

Als kleiner Vorgeschmack ein Beispiel: Lassen Sie beim Preis die Währungszeichen weg. Die erinnern den Gast nur an den “Schmerz des Zahlens”. Wissenschaftler haben in einem Restaurant drei verschiedene Preisauszeichnungen getestet. Einmal wurden die Preise auf der Karte mit Dollarzeichen und Cents (Variante 1: $ 20.00), dann nur als Zahl ohne Währungszeichen und ohne Cents (Variante 2: 20) und schließlich in ausgeschriebener Form (Variante 3: twenty dollars) ausgewiesen. Nach dieser Studie macht es einen großen Unterschied, wenn man Hinweise auf die Währung weglässt. So stieg der Umsatz bei der Preisauszeichnung nach Variante 2 um 8,15 % gegenüber den beiden anderen Varianten. Lassen Sie daher das € Zeichen neben dem Preis weg und schreiben Sie auch sonst nicht “Euro” neben den Preis.

4. Die Einrichtung [ Cafe eröffnen ]

Das Mobiliar muss einerseits funktionell sein, es sollte auch auch zur gewünschten Atmosphäre beitragen. Investieren Sie lieber in belastbare Gastromöbel, da reguläre Haushaltseinrichtung im gewerblichen Einsatz sehr schnell verschleißt und daher meist höhere Kosten verursacht.

• Welchen Stil möchten Sie verwirklichen?
• Welches Gefühl soll der Gast erfahren?
• Wie soll der Tisch gedeckt und dekoriert werden?

5. Das Ambiente [ Cafe eröffnen ]

Durch Hervorhebung eines bestimmten Themas können Sie eine Grundstimmung schaffen, in der sich Ihre Zielgruppe wohler fühlt und mehr Geld ausgibt.

• Welche Farben sollen dominieren?
• Welches Thema möchten Sie in Szene setzen?
• Welche Musik möchten Sie spielen?
• Welche Dekoration möchten Sie verwenden?

6. Ein USP [ Cafe eröffnen ]

Der USP (Unique Selling Proposition) ist schnell gesagt, aber nur selten erreicht. In einer grossen Masse an bestehenden Cafes, Restaurants und Bars müssen Sie sich ordentlich anstrengen, um von Ihren Gästen als einzigartig wahrgenommen zu werden.

Wenn Sie ein Cafe eröffnen, das über ein Alleinstellungsmerkmal verfügt, haben Sie viel größere Aussicht auf Erfolg. Versuchen Sie einen Aspekt oder eine Kombination von mehreren Merkmalen Ihres Angebotes so speziell zu machen, dass der Gast so etwas sonst nirgendwo findet. Hier ein paar Denkanstöße für Ihren USP:

• Spezieller Service
• Eigene Rezeptur
• Inszenierung eines Themas
• Herkunft von Produkten
• Größe der Portionen
• Außergewöhnliches Design
• Polarisierende Lebenshaltung
• Besonderer Geschmack
• Gleichgesinnte Gästegruppe

In meinem Buch “Wie man in der Gastronomie Gewinn erzielt” habe ich dem Thema USP ein eigenes Kapitel gewidmet.

7. Ihre Story [ Cafe eröffnen ]

Geschichten sind Teil unseres menschlichen Wesens. Schon seit tausenden von Jahren erzählen wir uns Stories am Lagerfeuer. Ob spannend, traurig oder lustig, sobald wir eine Geschichte hören öffnen wir uns dem Gesagten. Wenn Sie ein Cafe eröffnen erleben Sie bestimmt viele Situationen, die für Ihre Gäste interessant sind. Sie sollten unbedingt damit Anfangen Geschichten zu erzählen, da Ihre Gäste das nicht als Werbung, sonder als Wert betrachten werden. Ihre Story kann alles Mögliche zum Inhalt haben:

• Ihren Werdegang
• Die Produkte
• Ihre Gäste
• Mitarbeiter und betrieblicher Alltag
• Erlebnisse
• Ihre Ziele

In meinem zuvor genannten Buch finden Sie in Kapitel 16 Infos und Bausteine, wie man Storytelling in der Gastronomie betreibt.

Lese Tipp: Sechs Beispiele für erfolgreiche Gastro-Lösungen im Handel

[ Cafe eröffnen ] Baustein #3: Der Standort

Ein Cafe zu eröffnen geht relativ leicht. Es dann auch noch zum Erfolg zu führen ist schon wesentlich schwieriger. Die Eigenschaften des Standortes spielen dabei eine große Rolle. Nachstehend betrachten wir 5 Themen, auf die Sie besonders achten sollten.

1. Die Sichtbarkeit [ Cafe eröffnen ]

Kunden kaufen meist nur das, was sie sehen. Damit Sie viele Gäste haben, sollte Ihr Lokal von außen gut sichtbar und als Cafe erkennbar sein. Wenn Ihr Cafe als solches nicht erkennbar ist, dann ist das übrigens genauso, als ob man es gar nicht sehen würde. Wenn z.B. ein Passant Ihr Cafe für einen Friseur-Salon hält, dann denkt er nicht einmal darüber nach bei Ihnen einzukehren. Stellen Sie sich folgende Fragen:

• Wie gut ist das Geschäftslokal von der Straße oder vom Gehweg sichtbar und als Cafe erkennbar?
• Können auch vorbeifahrende Autos und Radfahrer auf das Cafe aufmerksam werden?
• Welche Werbemöglichkeiten haben Sie?

2. Der Zugang [ Cafe eröffnen ]

Jede Barriere verhindert, dass Gäste Ihr Cafe besuchen. Der Zugang sollte daher möglichst leicht erfolgen können. Versetzen Sie sich in die Situation eines Gastes und suchen Sie nach Möglichkeiten den Zugang zu optimieren.

• Wie leicht kann man das Lokal betreten?
• Muss man Stiegen überwinden?
• Gibt es einen barrierefreien Zugang?
• Gibt es Werbemöglichkeiten am Eingang?

3. Die Verkehrslage [ Cafe eröffnen ]

Wenn Sie ein Cafe eröffnen hängen Umsatz und Erfolg wesentlich davon ab, wieviele Passanten täglich daran vorbeigehen oder -fahren. Ermitteln Sie daher das Verkehrsaufkommen rund um den Standort und stellen Sie sich folgende Fragen:

• Welche Verkehrsmittel werden verwendet?
• Wie groß ist die Anzahl der passierenden Fußgänger, Radfahrer und Autofahrer?
• Gibt es Parkplätze für Autos und Stellplätze für Fahrräder und Motorräder?

4. Der Raumplan [ Cafe eröffnen ]

Der Raumplan sollte die Umsetzung Ihres Konzeptes ermöglichen und unterstützen.

• Wie viele Sitzplätze sind möglich?
• Welche Betriebsräume (z.B. Gasträume, Garten, Terrasse, Küche, Lager, WC, Büro etc.) sind vorhanden und möglich?
• Wie erfolgt die Zulieferung durch Lieferanten?
• Länge der Servicewege?
• Effizienz in der Küche?

5. Die Bewilligungen [ Cafe eröffnen ]

Erfüllt der Standort alle rechtlichen Voraussetzungen zum Betrieb eines Cafes? Z.B. Gaststättenerlaubnis (D) oder Betriebsanlagengenehmigung (Ö). Prüfen Sie insbesondere folgende Punkte:

• Belüftung
• Brandschutz
• Notausgänge
• Nichtraucherschutz
• Auflagen durch Behörden
• Öffnungszeiten

Mir ist z.B. ein Fall bekannt, bei denen man einen Gastronomiebetrieb für den Gassenverkauf einrichten konnte, jedoch keine Toilette installieren durfte. Ein Gastronomiebetrieb ohne sanitäre Anlagen erleidet wesentliche Nachteile im Wettbewerb. Was ist, wenn der Gassenverkauf schlechter läuft als geplant und man den Umsatz im Lokal forcieren möchte? Prüfen Sie daher vor der Unterschrift des Vertrages, ob das Lokal alle Voraussetzungen erfüllt, die Sie zur Umsetzungen Ihres Konzeptes benötigen. Sie könnten im Vertrag auch ausdrücklich ein außerordentliches Kündigungsrecht vereinbaren, falls bestimmte Voraussetzungen nicht eintreten oder nachträglich wegfallen.

Lese-Tipp: Standortanalyse im Businessplan: Wählen Sie Ihren Standort klug aus und sparen Sie viel Geld – Monat für Monat

In “Mein Gastronomie Businessplan” finden Sie in Kapitel 3 einen Exkurs, wie man das AIDA Prinzip auf die Vermarktung eines Gastronomiestandortes anwendet.

[ Cafe eröffnen ] Baustein #4: Das Budget

Beim Thema “Cafe eröffnen” sollten Sie viel Wert auf ein solides Rechenwerk legen. Nachstehend finden Sie einen Weg, mit dem Sie zuerst Ihr Ziel bestimmen und dann Schritt-für-Schritt weitere Fragen lösen, um ein aussagekräftiges Budget zu erhalten.

1. Ihr Gewinnziel

Beginnen Sie Ihren Plan mit dem, was am Ende herauskommen soll, dem Gewinn. Natürlich ist der Gewinn nicht das einzige Ziel, ohne Gewinn wird Ihr Cafe jedoch nicht lange leben können.

Definieren Sie einfach einen monatlichen Betrag, den Sie als Unternehmer pro Monat erzielen wollen. Davon sollten Sie einerseits Ihren Unterhalt bestreiten können und andererseits auch die Investitionen in Ihren Betrieb schrittweise zurück erhalten (Amortisation).

Für die Höhe Ihres Gewinnes gibt es eigentlich keine Kennzahl, da Sie von Ihren persönlichen Bedürfnissen und vom Investitionsbedarf abhängt.

2. Das Standortpotential

Finden Sie heraus, wie groß das Umsatzpotential an dem in Frage stehenden Geschäftslokal ist. Zur Berechnung benötigen Sie die Anzahl an Gästen pro Monat, die Ihr Cafe besuchen und die durchschnittliche Konsumation pro Gast. Multiplizieren Sie diese beiden Werte und Sie erhalten den potentiellen Umsatz eines Standortes.

Beispiel: 50 Gäste pro Tag * 30 Tage * 12 Euro Durchschnittskonsumation = 18.000 Euro potentieller Umsatz pro Monat am Standort

Die Kunst liegt hier in einer realistischen Schätzung und sollten Sie dazu möglichst viele belastbare Daten über Ihre Zielgruppen erheben.

3. Der Marketingplan

“Cafe eröffnen” bedeutet auch Marketing. Planen Sie konkrete Werbe- und Marketingmaßnahmen und definieren Sie, wieviel Umsatz Sie pro Maßnahme erzielen möchten.

Halten Sie den Aufbau simpel, indem Sie jeweils die Maßnahme, den Zweck die Kosten und das Ziel planen. Was passiert, wenn Sie das Ziel nicht erreichen? Dann können Sie eine Sache verändern, testen und sehen, ob Sie dem Ziel näher kommen.

Zu Beginn werden viele Dinge nicht funktionieren und wahrscheinlich nur ein paar wenige Dinge werden gute Ergebnisse bringen. Der Start ist besonders mühsam. Wenn Sie jedoch dran bleiben, dann können Sie die nutzlosen Aktivitäten schrittweise streichen und sich auf die Optimierung jener Marketingmaßnahmen konzentrieren, die positive Ergebnisse bringen. Wenn Sie diesem Prinzip folgen stehen die Chancen gut, dass Sie das gesetzte Ziel auch tatsächlich erreichen.

Wie können solche Marketingaktivitäten aussehen? Zwei Beispiele:

Beispiel 1: Sie bringen ein Leuchtschild am Eingang an, damit Passanten auf Ihr Lokal aufmerksam werden und über Ihr Angebot informiert werden. Die Investition beträgt einmalig 1.500 Euro. Wenn täglich 5.000 Passanten vorbeigehen und z.B. 1 % davon bei Ihnen einkehrt, dann gewinnen Sie damit täglich 50 Gäste.

Beispiel 2: Sie betreiben Marketing via Email und Facebook, indem Sie pro Woche 14 kleine Posts gestalten, um täglich 5 bis 10 Gäste zu gewinnen.

4. Der Absatzplan

Beim Absatzplan definieren Sie, wieviel Stück von einem jeden Artikel pro Monat verkauft werden sollen.

Das erscheint Ihnen auf den ersten Blick vielleicht unmöglich, da Sie die Zukunft und das Verhalten der Gäste ja nicht kennen. Sie sollten es dennoch “wagen”, da dieser Plan primär als Ziel dient und eine Grundlage für das weitere Budget bietet. In “Mein Gastronomie Businessplan” finden Sie eine Schritt-für-Schritt Anleitung zu diesem Thema.

Weiters sollten Sie nicht unterschätzen, wie stark Sie den Absatz eines jeden einzelnen Artikels auf Ihrer Karte beeinflussen können. Z.B. durch Empfehlungstechniken oder durch Präsentation auf der Karte.

5. Der Kapazitätsplan

Da Ihr Café nur begrenzte Sitzplätze hat und wahrscheinlich nicht 24 Stunden 7 Tage pro Woche geöffnet hat, ist die Leistungs- und Umsatzkapazität Ihres Betriebes begrenzt. Damit Ihr Budget nicht nur Theorie ist, sondern auch tatsächlich erreichbar ist, sollten Sie die Kapazität Ihres Lokals ermitteln und mit Ihrem Absatzplan vergleichen. Dieser Schritt ist sozusagen eine Absicherung, dass Sie kein Luftschloss bauen und grobe Planungsfehler vermeiden.

Besonders wichtig ist die Planung der Stoßzeiten. Die meisten Gastronomiebetriebe machen den meisten Umsatz in kurzen Stoßzeiten, z.B. zu Mittag oder am Abend.

Überlegen Sie sich daher, wie viele Gerichte die Küche während der Stoßzeit herstellen kann und wie viele Gäste während dieses Zeitraums vom Service betreut werden können.

6. Rezeptur und Kalkulation

Eine Rezeptur beschreibt die Zusammensetzung, Kalkulation und Produktion eines Artikels. Das betrifft Speisen genauso wie Getränke und sollten Sie jeden Artikel auf Ihrer Karte entsprechend planen.

Lese-Tipp: Gratis Konzept – Videotraining – Nachkalkulation Speisen in einer Excelvorlage

7. Deckungsbeiträge

Für die spätere Berechnung Ihres Gewinnes (Erfolgsrechnung) benötigen Sie die Deckungsbeiträge aller Artikel für die Dauer eines Monats. Der Deckungsbeitrag beziffert, wieviel vom Verkaufserlös eines Artikels nach Abzug des Wareneinsatzes zur Deckung der übrigen Fixkosten und zum Gewinn beiträgt.

Machen wir ein kurzes Beispiel:

Ein Glas Apfelsaft wird für netto 2 Euro verkauft. Der Wareneinsatz pro Portion beträgt 0,25 Euro. Der Deckungsbetrag pro Portion beträgt daher 1,75 Euro (2 – 0,25 = 1,75). Wenn man diesen Betrag mit der Absatzzahl pro Monat multipliziert, dann erhält man den gesamten Deckungsbeitrag eines Artikels pro Monat. Wenn man vom Apfelsaft pro Tag 35 Stück verkauft und der Betrieb 5 Tage pro Woche geöffnet hat (das ergibt 21,8 Tage pro Monat), dann ergibt sich folgende Rechnung:

1,75 Euro * 35 Stück * 21,8 Tage = 1.335,25 Euro Deckungsbeitrag pro Monat

Diese Berechnung sollte man bei allen Artikeln durchführen und die Summe bilden.

8. Personalbedarf und Personalkosten

Neben dem Wareneinsatz zählen die Personalkosten zu den größten Kostenpositionen in einem Cafe. Um diese Kosten zu optimieren, sollte man den Bedarf ermitteln. Überlegen Sie sich auf Basis Ihrer Rezepturen, wie viele Gerichte ein Koch während der Stoßzeit herstellen kann und wie viele Gäste ein Kellner während dieser Zeit bedienen kann. Aufgrund Ihres Absatzplans können Sie dann den Bedarf an Personal in Küche und Service ermitteln.

9. Miete & Pacht

Sie sollten anhand Ihrer eigenen Planrechnung abklären können, ob Sie die Miete oder Pacht eines Standortes realistisch erwirtschaften können und ob diese der Höhe nach angemessen ist.

Als Faustregel kann man sagen, dass getränkelastige Betriebe wie z.B. ein Cafe höchstens 9 bis 10 % vom Umsatz für Miete oder Pacht ausgeben sollten. Bei speiselastigen Restaurants sollte dieser Wert höchstens 7 bis 8 % betragen, da die Deckungsbeiträge bei Speisen kleiner sind.

10. Investitionen

Um Ihren Kapitalbedarf zu bestimmen, müssen Sie wissen, welche Investitionen notwendig sind. Erstellen Sie eine Liste mit allen Geräten, Gegenständen und Gründungsausgaben und schätzen Sie die Höhe bestmöglich ab. Dabei sollte man auch abwägen, ob man Geräte neu oder gebraucht kauft. Neue sind in der Regel zuverlässiger und wartungsärmer, aber auch teuerer. Allerdings gibt es sehr viele Gastronomiebetriebe, die aufgelöst werden, sodass es Möglichkeiten gibt, die Erstausstattung mit einem Schnäppchen zu ergattern.

11. Finanzierung

Bei der Finanzierung stellen Sie sich die Frage, woher das Geld kommt, damit Sie die geplanten Investitionen tätigen können und die Anlaufphase bis zum Erreichen der Gewinnzone finanzieren können. Grundsätzlich gibt es Eigenkapital und Fremdkapitel. Der Unterschied liegt darin, ob das Kapital dem unternehmerischen Risiko ausgesetzt ist oder ob es zurückgezahlt werden muss.

Irgendeine Form von Eigenkapital werden Sie brauchen, um genügend Stabilität für den Start zu bekommen. Ich rate davon ab, einen Betrieb nur mit Kredit zu eröffnen. Der Druck und die Schwierigkeiten bei der Eröffnung eines neuen Cafes sind groß genug. Wenn man kein oder kaum Eigenkapital hat, dann erhöht sich das Risiko des Scheiterns deutlich.

Nach meiner Ansicht sollte zumindest etwa die Hälfte durch Eigenkapital finanziert sein. Banken verhalten sich bei der Kreditvergabe an neu zu gründende Gastronomiebetriebe mittlerweile sehr zurückhaltend. Wenn Sie einen Bankkredit für Ihr neues Cafe in Anspruch nehmen möchten, muss Ihr Businessplan sehr gut ausgearbeitet und glaubwürdig sein.

Wenn Sie über wenig Eigenkapital verfügen, können Sie eine Gesellschaft gründen, wobei z.B. ein Dritter Kapital investiert, aber nicht mitarbeitet.

Eine neue Form der Finanzierung ist Crowdfunding, die auch bei Gastronomiebetrieben bereits erfolgreich zum Einsatz kam.

Durch Werbekostenzuschüsse können auch Lieferanten einen Beitrag zum Start Ihres neuen Cafes leisten. Allerdings bedeutet dies praktisch immer eine Einschränkung im Einkauf und bei den Konditionen.

12. Sonstige Fixkosten

Nach dem Wareneinsatz und den Personalkosten folgen die sonstigen Fixkosten. Dazu zählen folgende:

• Energie
• Gebühren, Versicherung, Beiträge
• Betriebskosten
• Verwaltung, Marketing
• Instandhaltung
• Abschreibung
• Miete/Pacht
• Leasing
• Zinsaufwand

Versuchen Sie jede Position so gut es geht abzuschätzen. In Summe sollten die sonstigen Fixkosten nicht mehr als 28 bis 35 % des Umsatzes betragen.

13. Erfolgsrechnung

Nun können Sie alle oben gesammelten Erkenntnisse zusammentragen, um den Erfolg zu berechnen. Das geht wie folgt:

[+] Summe der Deckungsbeiträge
[-] abzüglich Personalkosten
[-] abzüglich sonstige Fixkosten
[=] ergibt Gewinn

Das Ergebnis können Sie mit Ihrem anfänglichen Zielwert vergleichen. Wahrscheinlich wird die erste Variante noch nicht zufriedenstellend sein. Eine gute Planrechnung muss meistens mehrfach durchgerechnet und ausgetestet werden.

Für Ihre Erfolgsaussichten ist es sehr wichtig, dass Sie solch eine Planrechnung aufstellen und damit arbeiten, bevor Sie Verpflichtungen eingehen und Ihr Cafe eröffnen. Ab der Eröffnung werden Sie für eine Planung wahrscheinlich keine Zeit und keinen Geist haben, da die täglichen Routineaufgaben dominant sein werden.

Wenn Sie für die Planrechnung im Vorfeld keine Zeit haben, dann raten ich Ihnen von der Gründung überhaupt ab. Das wäre ein deutliches Zeichen, dass Sie nicht ausreichend vorbereitet sind. Spontanes Improvisieren kann zwar vereinzelt auch gut gehen, allerdings ist das Risiko des Scheiterns deutlich höher. Und wenn man bedenkt wie groß die damit verbundenen Risiken und finanziellen Verpflichtungen sind, sollte man da nicht leichtfertig ans Werk gehen.

14. Liquiditätsplan

Als Unternehmer müssen Sie immer dafür Sorge tragen, dass Sie genug Geld haben, um alle fälligen Rechnungen bezahlen zu können. Dazu brauchen Sie Liquidität. Beim Liquiditätsplan geht es um Zahlungsflüsse, also um alle Eingänge und Ausgänge von Zahlungen.

Zu den liquiden Mitteln zählen Umsatzerlöse, Bankguthaben, Bargeld und kurzfristig verfügbare Kreditlinien (z.B. Überziehungsrahmen).

In “Mein Gastronomie Businessplan” erfahren Sie, wie Sie diese Planrechnung schrittweise aufbauen und laufend warten.

[ Cafe eröffnen ] Baustein #5: Die Systeme

Beim Thema “Cafe eröffnen” sollten Sie an Systeme denken, selbst wenn Sie kein Systemgastronom sind. Unter Systemen verstehe ich Standards für Routineaufgaben. Dabei definieren Sie, wie eine bestimmte Aufgabe ausgeführt werden soll. Dazu sollten Sie jeden Bereich kurz und prägnant so beschreiben, dass sich auch ein Außenstehender schnell zurecht findet:

1. Um welche Aufgabe geht es?
2. Wer soll sie wann und wie ausführen?
3. Welche Arbeitsschritte sind in welcher Reihenfolge zu vollziehen?
4. Welche Besonderheiten gibt es?
5. Warum ist es wichtig, dass der Standard eingehalten wird? Durch eine Begründung kann jeder Mitarbeiter verstehen, warum jede noch so simpel wirkende Tätigkeit für den Betrieb wichtig ist (z.B. der von Conrad Hilton genannte Duschvorhang).

Nachstehend finden Sie einige Systeme, über die Sie in Ihrem Café nachdenken sollten. In “Mein Gastronomie Businessplan” erhalten Sie weitergehende Infos und Anregungen.

• Kassa
• Buchhaltung
• Kreditkarten, Zahlungssysteme, Gutscheine
• Waren- und Bargeldkontrolle
• High-Tech-Schankanlagen
• Low-Tech-Standkontrolle
• Kosten kontrollieren
• Neue Gäste gewinnen
• Stammgäste aufbauen
• Upselling betreiben
• Digitaler Auftritt
• Stellen beschreiben
• Mitarbeiter finden
• Bewerbungsgespräche führen
• Mitarbeiter einstellen und abrechnen
• Sicherheit am Arbeitsplatz
• Kleidung für Mitarbeiter
• Einschulung von neuen Mitarbeitern
• Dienst- und Urlaubsplan
• Rezepturen und Produktionsabläufe
• Mise-en-Place in Küche, Service und Bar
• Lagerhaltung und Einkauf
• Abfallwirtschaftskonzept
• Serviceabläufe
• Reinigung und Hygiene
• Wartung
• Beendigung von Dienstverhältnissen
• Miet- oder Pachtvertrag
• Steuerberater engagieren
• Interessenvertretungen nutzen
• Unvorhergesehenes bewältigen

Lese-Tipp: Die Pros und Contras der Systemgastronomie

Viel Erfolg!

Ihr Peter Graf