8 Schritte zum Verkaufspreis – Kalkulation Gastronomie [2020]

2 Möglichkeiten, wie Sie die richtigen Preise für Ihre Speisen und Getränke bekommen

[ Thema Kalkulation Gastronomie ]

Welche Preise sind angemessen? Mit welchen Preisen machen Sie ausreichend Gewinn? In diesem Beitrag bekommen Sie kostenlos 2 Varianten zur Kalkulation.

Variante 1: Der Online Preisrechner

Der schnellste und einfachste Weg zu einem wirtschaftlich vernünftigen Verkaufspreis ist unser kostenloser Preiskalkulator. Mit nur 2 Schiebereglern bekommen Sie blitzschnell einen Erfolg versprechenden Preis. Den jeweiligen Umsatzsteuersatz wählt man durch einen Button.

Klicken Sie auf das Bild, um die App im Browser zu starten!

Variante 2: Die Gewinnorientierte Kalkulation mit Excel Vorlage

Wollen Sie tiefer in das Thema Kalkulation einsteigen und Ihren Erfolg detaillierter planen?

Dann ist die Gewinnorientierte Kalkulation genau für Sie gemacht. Das Besondere an dieser Methode ist, dass Sie zuerst Ihr Ziel bestimmen und dann den Weg dorthin berechnen.

Mein Beweggrund für die Entwicklung dieser Methode lag darin, dass manche Kalkulationsverfahren erhebliche Schwächen aufweisen. Sehen wir uns zunächst die simple Aufschlagskalkulation an. Die Formel dieser Methode sieht so aus:

Wareneinsatz + Rohaufschlag + Mehrwertsteuer = Preis

Dabei wird auf den Wareneinsatz ein Rohaufschlag von z.B. 300 % geschlagen. Dazu kommt noch die Mehrwertsteuer und fertig ist der Preis. Nur sagt diese Berechnung nichts darüber aus, was Ihnen am Monatsende als Gewinn übrig bleibt. Die Aufschlagskalkulation ist im Grunde nicht falsch. Richtig eingesetzt kann Sie sogar sehr hilfreich sein. Wenn man jedoch nur mit dieser Methode arbeitet, werden einige wichtige Aspekte ausgeblendet.

Werfen wir noch einen Blick auf eine vereinfachte Erfolgsrechnung. Sie zeigt wie man den Gewinn berechnet und welche Faktoren diesen Wert beeinflussen:

Preis * Absatz = Umsatz

Umsatz
– Wareneinsatz
– Personalkosten
– Fixkosten
= Gewinn

Einige Methoden konzentrieren sich nur auf den Preis und den Wareneinsatz. Wie wir der Erfolgsrechnung entnehmen können, wird der Gewinn jedoch noch von anderen Faktoren beeinflusst:

• Dem Absatz,
• den Personalkosten und
• den Fixkosten.

Macht es nicht viel mehr Sinn, wenn man bei der Kalkulation alle erfolgsrelevanten Aspekte berücksichtigt?

Die Gewinnorientierte Kalkulation habe ich übrigens auch in meinem Handbuch ausführlich beschrieben.

Das beliebte Gastro Handbuch für mehr Gäste, mehr Umsatz und weniger Kosten

Die Gewinnorientierte Kalkulation

Bei der Gewinnorientierten Kalkulation können Sie in 8 Schritten alle Faktoren berechnen, die Sie zur Kalkulation Ihrer Preise und Ihres Gewinnes benötigen. Mit dieser Methode bekommen Sie folgende Ergebnisse:

• Preise für alle Speisen und Getränke, mit denen Sie einen bestimmten Gewinn erzielen können
• Absatzmengen für alle Artikel, die Ihre Service-Mitarbeiter als tägliches Umsatzziel verwenden können
• Einen Wareneinsatz, den Sie so kalkulieren können, dass das Finanzamt Sie lieben wird
• Personalkosten, die ein positives Ergebnis ermöglichen
• Ein konkretes monatliches Gewinn-Ziel, damit Sie den Fokus behalten

Die Gewinnorientierte Kalkulation ist für Einsteiger genauso wie für Profis geeignet. Sie unterteilt den komplexen Prozess der Kalkulation in kleinere Aufgaben. So können Sie sich bei jedem Schritt auf einen Aspekt konzentrieren. Folgen Sie einfach dem roten Faden bis Sie ans Ziel kommen.

Für wen ist diese Methode?

Die Gewinnorientierte Kalkulation können Sie auf jede Art von Gastronomiebetrieb anwenden: Restaurants, Cafés, Bars, Imbisse, Gasthäuser oder Bistro´s. 

Dieser Leitfaden richtet sich an Gastronomen und Gründer, die einen Einstieg in dieses Thema suchen und steht die praktische Anwendung im Vordergrund. 

Download des Excel Rechners

Preiskalkulation und Erfolgsplanung gehören zu den wichtigsten Aufgaben. Wenn man sich zum ersten Mal an die Kalkulation eines Restaurants oder einer Bar wagt, scheint die Aufgabe vielleicht überwältigend. Es tauchen zahllose Fragezeichen auf und man weis kaum, wo man zuerst beginnen soll.  

Um Ihnen die Sache möglichst einfach zu machen, steht Ihnen der Excel Rechner „Einfache Kalkulation für die Gastronomie“ kostenlos zum Download zur Verfügung.

Zum Download des Excel-Rechners hier klicken

Das Konzept der Gewinnorientierten Kalkulation

Manche Kalkulationsvorlagen sehen vor, dass man auf die Kosten eines Produktes (Wareneinsatz) einfach einen Rohaufschlag von 180% oder 250% oder 340% oder welche Zahl auch immer oben drauf packt, den Preis noch irgendwie rundet und das war´s dann. 

Manche Gastronomen schreiben einfach irgendwelche Preise auf die Karte, ohne jemals nachgerechnet zu haben. Und eine andere Gruppe übernimmt einfach die Preise der Konkurrenz, ohne deren Kosten- und Umsatzstruktur zu kennen und ohne die Eignung dieser Preise für den eigenen Betrieb zu überprüfen. 

Wenn man ernsthaft einen bestimmten Gewinn erreichen will sollte man das Ergebnis bereits bei der Kalkulation im Auge haben. Die Qualität Ihrer Kalkulation hat enormen Einfluss auf Ihr Ergebnis.  

Die Kalkulation ist einer der Bereiche, den Sie als Gastronom maßgeblich beeinflussen können. Nutzen Sie die darin liegenden Chancen. 

Aller Anfang ist schwer. Aber sobald man in dieses Thema eintaucht beginnt es auch Spass zu machen! Zumindest geht´s mir so dabei. 

Zuerst das Ziel bestimmen

Der Ausgangspunkt für die Gewinnorientierte Kalkulation ist der von Ihnen angepeilte monatliche Gewinn. Sie überlegen sich als erstes, welchen Unternehmerlohn Sie monatlich erzielen wollen. Und bitte keine falsche Bescheidenheit.  Ihr Gewinn ist wirtschaftlich notwendig und legitim. Ohne Ihren Gewinn können Sie Ihren Betrieb nicht fortführen und keine Investitionen tätigen. 

Sobald Sie sich für einen Ziel-Gewinn entschieden haben, können Sie mit der Kalkulation beginnen. Bestimmen Sie einen konkreten Betrag in Euro, den Sie als Gewinn pro Monat erzielen möchten. 

Die 8 Schritte zur Kalkulation sind im Grunde einfach und baut man zunächst ein rechnerisches Grundgerüst auf.

Zur Vorbereitung müssen folgende Fragen geklärt werden:   

• Welche Produkte kommen auf die Karte? 
• Wieviel kostet jeder Artikel im Einkauf? 
• Welche Menge plant man zu verkaufen? 
• Wie hoch sind die Kosten für Personal, Miete/Pacht und Fixkosten? 

Dann überträgt man die Werte in den Excel-Rechner und beginnt mit den Zahlen zu arbeiten.  

Bei Anwendung der Gewinnorientierten Kalkulation bekommen Sie quasi als Nebenprodukt ein Instrument zur Führung und Motivation Ihrer Mitarbeiter. Bei Schritt 3 setzen Sie sich mit der geplanten Absatzmenge eines jeden Produktes auseinander. Dadurch haben Sie eine klare Vorstellung, wieviel Stück eines jeden Artikel jeden Tag verkauft werden sollen. 

Diesen Planumsatz können Sie Ihren Mitarbeitern als konkretes Ziel geben. Sie können Tagesziele und Monatsziele festlegen. Sie können Empfehlungsstrategien für einzelne Produkte planen. Ihre Mitarbeiter erhalten dadurch die Möglichkeit den eigenen Erfolg zu messen. Und Ihr Team kann sich selbst anspornen und auf das gesetzte Ziel hinarbeiten. Durch diesen Prozess beginnt Ihre Kalkulation und Planung real zu werden.  Sie steuern Ihren Umsatz und motivieren Ihre Mitarbeiter. 

Mehr Erfolg mit dem 80/20 Prinzip 

Mit dem 80/20 Prinzip können Sie die besonders wichtigen Ursachen für Ihren Erfolg ermitteln.  

Nach diesem Prinzip kommen 80% des Umsatzes von nur 20% der Artikel.  

Anders ausgedrückt: 80% Ihrer Produkte auf der Karte generieren nur 20% des Umsatzes.  Konzentrieren Sie sich daher auf die wichtigen 20% Ihrer Produkte. So erzielen Sie mit gleichem Aufwand die größte Wirkung. 

Der Excel-Rechner bietet Ihnen den Vorteil, dass Sie sehr einfach andere Zahlen für Preise, Kosten oder Absatz eintragen können und sofort sehen, wie sich eine Veränderung auf Ihren Gewinn auswirkt. 

Die folgende Abbildung zeigt die Grundzüge der Erfolgsrechnung. Durch Preiskalkulation und Umsatzplanung können Sie Ihren Gewinn maßgeblich beeinflussen. Dem Phänomen Schwund sollte Beachtung geschenkt werden, damit die Kalkulation gute Aussichten auf Erfolg hat. 

Die 8 Schritte der Gewinnorientierten Kalkulation

1. Produktangebot, Wareneinsatz, Bearbeitungsdauer 
2. Erste Verkaufspreise und Mehrwertsteuer 
3. Absatzmenge 
4. Kapazität und Plausibilität 
5. Personalkosten 
6. Miete/Pacht 
7. Sonstige Fixkosten 
8. Umsetzung im Excel-Rechner 

Im Anschluss gibt es noch 2 wichtige Infos für die Praxis: 

1. I. Schwund und Umsatzverlust 
2. II. Richtsatzsammlung des Bundesfinanzamtes (D) 

Viel Erfolg! 

[ Kalkulation Gastronomie Schritt 1 ]  Produktangebot, Wareneinsatz, Bearbeitungsdauer 

Die Basis für einen erfolgreichen Gastronomiebetrieb ist ein durchdachtes und recherchiertes Konzept, das zum Standort passt. Das Konzept definiert auch das Angebot für Speisen und Getränke. 

Wenn Sie noch keinen laufenden Betrieb haben, sollten Sie zuerst eine Speise- und Getränkekarte schreiben, die Ihrem Konzept entspricht und erst dann mit der Kalkulation fortfahren. 

Legen Sie Rezepturen fest und ermitteln Sie den Wareneinsatz, also die gesamten Kosten der Zutaten für eine Portion. Für die spätere Kalkulation müssen Sie wissen, wie viel ein Gericht oder ein Getränk im Einkauf kostet. 

Bei der Berechnung des Personalbedarfs ist es hilfreich, wenn man bei den Rezepturen auch bestimmt, wie lange die Produktion eines Gerichtes in der Küche im Schnitt dauert und wie lange das Service im Schnitt mit einem Getränk und mit einer Speise beschäftigt ist. Sofern Sie diese Bearbeitungszeiten erheben, können Sie Ihren Personalbedarf besser einschätzen und unnötige Kosten einsparen. 

Checkliste für den 1. Schritt: 

• Speise- und Getränkekarte erstellen 
• Rezepturen für alle Speisen und Getränke vorbereiten
• Wareneinsatz für jeden Artikel berechnen 
• Bearbeitungsdauer der Speisen in der Küche ermitteln 
• Bearbeitungsdauer von Speisen und Getränken im Service ermitteln 

[ Kalkulation Gastronomie Schritt 2 ]  Erste Verkaufspreise und Mehrwertsteuer 

Zu Beginn der Kalkulation trägt man einen ersten groben Preis ein, damit der Kalkulationsprozess beginnen kann.  Zu diesem Zweck addieren Sie Rohaufschläge von etwa 180% bis 380% zum Einkaufswert einer Portion. Bei Getränken wird in der Regel ein eher höherer Aufschlag als bei Speisen herangezogen. 

Bei der Festlegung ihrer Preise sind Sie weitgehend frei. Ihre Untergrenze finden Sie in den Richtsätzen des Finanzamtes. Dazu später mehr. Nach oben ist alles möglich solange Ihre Gäste dazu bereit sind.  

Tatsächlich ist es so, dass Sie bei der Preisgestaltung erhebliche Spielräume haben, die Sie zu Ihren Vorteil nutzen sollten. Viele unterschätzen die darin liegenden Möglichkeiten. 

Bitte achten Sie auf die Anwendung des jeweils korrekten Mehrwertsteuersatzes.  

Beispiel für einen Rohaufschlag: 

Wareneinsatz netto     2,40 
Rohaufschlag 300%    7,20 
Netto Preis        9,60 
19% UST         1,82 
Verkaufspreis brutto  11,42 

[ Kalkulation Gastronomie Schritt 3 ]  Absatzmenge 

Sie planen ganz konkret, wie viele Stück von jedem Getränk und von jedem Gericht in einem Monat verkauft werden sollen.  Damit der Absatz möglichst realistisch wird, könnte man zunächst den Absatz der Artikel je Hauptservicezeit (Früh, Mittag, Nachmittag, Abend) planen und dann auf ein ganzes Monat hochrechnen.  Im Excel-Rechner können sie den Absatz eines Artikels innerhalb eines Monats eintragen. 

[ Kalkulation Gastronomie Schritt 4 ]  Kapazität und Plausibilität 

Da Ihr Gastronomiebetrieb räumlich und zeitlich begrenzte Ressourcen hat, achten Sie bei der Kalkulation darauf, dass der geplante Umsatz innerhalb der Kapazität liegt und auch plausibel erreicht werden kann.  

Dazu benötigen Sie folgende Daten: 

• Anzahl der Sitzplätze? 
• Zu welchen Hauptservicezeiten (Früh, Mittag, Nachmittag, Abend) und für jeweils wie lange ist der Betrieb geöffnet? 
• Wie lange bleibt ein typischer Gast im Durchschnitt? 
• Wie viele Speisen sollen durchschnittlich je Hauptservicezeit verkauft werden? 
• Kann die Küche diesen Absatz bewältigen? 

Sind unter Berücksichtigung des typischen Gästeverhaltens (z.B. 60 Min Besuchsdauer, 1 Gang) während der gesamten Hauptservicezeit (z.B. Abend von 18 Uhr bis 21 Uhr, Dauer daher 180 Minuten) genügend Sitzplätze verfügbar um den geplanten Umsatz zu machen? Im genannten Beispiel können Sie einen Sitzplatz maximal 3 x an einem Abend verkaufen 

Wenn die letzten 3 Werte (Planumsatz, Küchenkapazität und Sitzplätze) übereinstimmen bleibt noch die Prüfung der Plausibilität des Umsatzplans: 

Woher bzw. aufgrund welcher Marketingmaßnahmen sollen die Gäste kommen (Passanten, Stammgäste, Veranstaltung, Newsletter …)?  

Seien Sie kritisch und begründen Sie Ihre Annahmen für sich selbst, damit Sie diese später vergleichen und nachvollziehen können. 

Checkliste: 

• Anzahl der Sitzplätze 
• Hauptservicezeiten und Dauer 
• Besuchsdauer eines typischen Gastes 
• Kapazitäts-Check: Absatz Speisen / Leistungskapazität Küche / Sitzplatzkapazität 
• Herkunft der Gäste 
• Marketingmaßnahmen 

[ Kalkulation Gastronomie Schritt 5 ]  Personalkosten 

Sie überlegen sich wieviel Personal für den geplanten Absatz benötigt wird und welche Kosten damit verbunden sind. Die Personalkosten werden brutto brutto inklusive aller Nebenkosten erhoben. Im Internet gibt es mehrere Brutto-Rechner. Im Zweifel holt man sich die Info von seinem Steuerberater. 

Die durchschnittlichen Personalkosten je vollbeschäftigten Mitarbeiter in der Gastronomie bewegen sich etwa im Bereich von 1.600 Euro bis 2.200 Euro pro Monat.  Je vollbeschäftigten Mitarbeiter wird in der Gastronomie im Schnitt ein Umsatz von 60.000 Euro bis 90.000 Euro pro Jahr erwirtschaftet. 

Nach einer Faustregel sollen die Personalkosten nicht mehr als 30% des Umsatzes betragen. 

Checkliste: 

• Personalbedarf für geplanten Absatz 
• Gesamte Personalkosten brutto brutto 

[ Kalkulation Gastronomie Schritt 6 ]  Miete/Pacht 

Sie ermitteln die Kosten für Miete bzw. Pacht. Nach einer Faustregel liegen diese Kosten je nach Konzept im Bereich von etwa 7 bis 10 % vom Umsatz.  Je mehr Speisen in Ihrem Angebot sind, desto geringer sollten Miete oder Pacht sein.  Je mehr getränkelastig Ihr Umsatz ist, umso höher kann diese Position ausfallen. 

[ Kalkulation Gastronomie Schritt 7 ]  Sonstige Fixkosten 

Die übrigen Kosten für Energie, Betriebskosten, Gebühren, Versicherung, Beiträge, Beratung, Verwaltung, Marketing, Instandhaltung, Leasing, Abschreibung und Zinsaufwendungen fallen in unserer vereinfachten Kalkulation unter die Rubrik Sonstige Fixkosten.  

Diese liegen häufig im Bereich von 15% bis 20% vom Umsatz. Für Ihr Kalkulation erfassen Sie diese Kosten möglichst vollständig und genau. 

[ Kalkulation Gastronomie Schritt 8 ]  Umsetzung im Excel-Rechner 

Sie können nun das Excel-Tool „Einfache Kalkulation für die Gastronomie“ einsetzen und dazu wie folgt vorgehen: 

• Produktnamen eintragen 
• Verkaufspreise Brutto inkl. MWSt. eintragen 
• MWST. Sätze in Prozent eintragen 
• Menge des geplanten Absatzes je Artikel und pro Monat eintragen 
• Wareneinsatz (WES) in Euro je Portion eintragen 
• Personalkosten in Euro eintragen 
• Miete/Pacht in Euro netto ohne MWSt. pro Monat eintragen. 
• Sonstige Fixkosten netto pro Monat in Euro eintragen. 
• Anpassung und Überarbeitung der gesamten Kalkulation 

Der letzte Schritt der Anpassung und Überarbeitung ist sehr wichtig und bedarf etwas Zeit.  

Die ersten Zahlen werden wahrscheinlich noch nicht optimal sein. Schlafen Sie mal drüber und schauen Sie sich Ihr Werk mit frischen Augen an. Optimieren Sie Ihre Kalkulation bis die gesamte Rechnung Sinn macht und bis Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind.

Zum Abschluss noch zwei wichtige Hinweise, die jeder Gastronom im Auge behalten sollte: 

I. Schwund und Umsatzverlust 

Es ist eine genauso bedauerliche wie bedeutende Tatsache, dass Gastronomiebetriebe im Schnitt etwa 20% des Umsatzes durch Schwund verlieren. Wenn man dieses Phänomen missachtet, kann es Ihre gesamte Kalkulation zunichte machen. 

Die National Restaurant Association hat übrigens erhoben, dass 75% des gesamten Schwundes auf Diebstahl durch eigene Mitarbeiter zurückzuführen ist.  

In meinem Shop finden Sie Bücher und Software, die Ihnen dabei behilflich sein kann.

II. Richtsatzsammlung des Bundesfinanzamtes (D) 

Bei allen Berechnungen muss man die Sicht des Finanzamtes zum Wareneinsatz im Auge behalten. Das Deutsche Bundesfinanzamt publiziert laufend die sogenannte Richtsatzsammlung für die einzelnen Gewerbeklassen. 

Richtsatzsammlung des Bundesfinanzamtes (D) für das Kalenderjahr 2017

Gewerbeklasse	Ds. WES   Max. WES
Cafés	28%       35%
Gast/Speise/Schank W.*	28%    35%
Pizzerien	27%    33%
Imbiss	31%    41%

*Gast-, Speise- und Schankwirtschaften 

Ds. WES: Durchschnittlicher Wareneinsatz in Prozent 
Max. WES: Maximaler Wareneinsatz in Prozent 
Angaben ohne Gewähr.  

Egal welche Ergebnisse Sie erzielen oder planen, das Finanzamt hat seinen eigenen Maßstab.  

Wenn die Zahlen innerhalb der Parameter des Finanzamtes liegen, sinken die Risiken im Zusammenhang mit einer Betriebsprüfung erheblich.  

Jeder der sich die Mühe macht und aktiv an seinem Wareneinsatz arbeitet, wird dafür mit einem besseren Betriebsergebnis und auch mit dem Wohlwollen des Finanzamtes belohnt.  

Wer diesen Bereich jedoch ignoriert muss mit höheren Kosten und mit Problemen bei der nächsten Betriebsprüfung rechnen. 

Betriebsprüfungen (BP) in der Gastronomie stehen hoch im Kurs. Bis vor kurzem mussten Gastronomen etwa alle 3 Jahre mit einer BP rechnen. Seit 2018 sollen Gastronomen in Deutschland im Durchschnitt sogar jedes Jahr mit einer BP rechnen müssen!  

Je schlechter der Wareneinsatz ist, umso wahrscheinlicher wird eine BP.  

Die Finanzämter haben in den letzten Jahren technologisch stark aufgerüstet und verwenden insbesondere die Prüfsoftware IDEA (Interactive Data Extraction and Analysis). Jeder Gastronom ist daher gut beraten, wenn er dieses wichtige Thema im Auge behält. 

Viel Erfolg und gute Geschäfte! 

Ihr 

Peter Graf 

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