Ein Restaurant erfolgreich planen und führen [2021]

Update 24. April 2021 von Peter Graf

Dieser Artikel richtet sich an Gastronomen und an jeden, der einen eigenen Betrieb eröffnen möchte.

Auch wenn in einem Restaurant oder Café augenscheinlich das Gasterlebnis, die Speisen und die Getränke im Vordergrund stehen, so muss auch ein Gastronomiebetrieb wie ein Unternehmen geführt werden, um langfristig erfolgreich zu sein. Die Frage ist nur, wie macht man das?

Prinzipien zur Führung

Fredmund Malik hat in seinem Management Klassiker »Führen Leisten Leben« die Aufgaben wirksamer Führung sehr prägnant dargestellt. Daran angelehnt möchte ich – ohne Anspruch auf Vollständigkeit – folgende Prinzipien herausgreifen und näher beleuchten:

  1. Planen und Ziele setzen
  2. Organisieren
  3. Umsetzen
  4. Kontrollieren

Mit Prinzipien allein werden wir jedoch nicht weit kommen. Ergänzend möchte ich zum Einsatz eines wichtigen Tools anregen.

Das Budget als Werkzeug

Ein Restaurant muss im Gegensatz zu manch anderer Branche mit relativ kleinen Gewinnspannen arbeiten. Das führt dazu, dass man als Gastronom die betriebswirtschaftlichen Zahlen im Auge behalten muss. Das Budget – also eine zahlenmäßige Darstellung der betrieblichen Aktivitäten – spielt bei allen der vier genannten Führungsprinzipien eine wichtige Rolle. Und wenn Sie dieses Werkzeug richtig anwenden, kann es Ihnen von großem Nutzen sein.

Ziele setzen

Die Führung eines Gastronomiebetriebes ist im Grunde so wie die Führung eines Schiffes. Um ein Ziel zu erreichen, muss man zuerst bestimmen wohin die Reise gehen soll. Stellen Sie sich kurz vor, dass Sie Kapitän eines Schiffes sind. Die Art und Weise, wie Sie Ihr Amt ausfüllen, wird bestimmen, welches Ergebnis Sie bekommen.

Handlungsoption 1: Einfach drauf los!

Sie zählen sich zu den spontanen Typen. Also steigen Sie einfach ein ins Boot und fahren Sie drauf los ohne sich Gedanken zu machen. Was sind die möglichen Ergebnisse?

  • Viele positive Umstände häufen sich und Sie erreichen unbeschadet einen schönen Ort. Da Sie jedoch keinen Plan hatten, ist der Ort eine Überraschung. Keine Ahnung, was man dort tun kann.
  • Es kommt ein Unwetter auf. Der Wetterbericht hat es zwar vorhergesagt, Sie hatten sich jedoch nicht informiert. Nun droht großes Unglück.
  • Das Schiff hat technische Probleme, die erst auf hoher See zu Tage treten. Bei entsprechender Vorbereitung hätten Sie diese erkannt und vorher behoben.
  • Die Mannschaft wird nervös und beginnt zu meutern, da Sie offensichtlich keinen Plan haben.
  • Sie werden selbst unsicher über Ihr Handeln, da Sie ja selbst nicht wissen wohin Sie wollen. Das Potential für falsche Entscheidungen und Schnellschüsse steigt.
  • Die Reise dauert viel länger als Sie sich spontan gedacht hätten und die Vorräte neigen sich zu Ende.

Handlungsoption 2: Gut vorbereiten

Sie sind zwar bereit kalkulierte Risiken einzugehen, aber Sie machen sich vorab Gedanken über alle wichtigen Umstände, die Ihre Reise beeinflussen können. Sie bestimmen ein Reiseziel, Sie beschaffen die notwendigen Vorräte, Sie kontrollieren den technischen Zustand Ihres Bootes, Sie trainieren Ihre Mannschaft und Sie checken den Wetterbericht. Was sind die möglichen Ergebnisse?

  • Wenig überraschend kommen Sie gut an Ihrem Zielort an und können sowohl die Reise, als auch das Ziel selbst geniessen.
  • Sollte sich ein Unwetter nahen oder sollte ein technischer Mangel auftreten, sind Sie, Ihre Mannschaft und das Boot gut vorbereitet und werden Sie diese Herausforderung meistern.
  • Wenn einzelne Mannschaftsmitglieder nervös werden, kann das von den anderen ausgeglichen werden. Durch Ihre Kompetenz genießen Sie eine natürlich Autorität, die Ihnen bei der Führung und Motivation Ihrer Mannschaft hilft.
  • Da Sie sehr gut vorbereitet sind, genießen Sie eine innere Ruhe. Sie wissen, was Sie tun.

Spontan drauf los zu legen mag manchmal sehr verlockend sein, da man schnell ins Abenteuer kommt. Wenn alle Umstände passen, kann es auch gut ausgehen, aber die Wahrscheinlichkeiten sprechen dagegen. Wenn sich nur ein Risiko realisiert, das man im Vorfeld leicht hätte handhaben können, riskiert man unnötige die eigene Existenz.

Solide Vorbereitung kostet zwar Zeit, Mühe und Geld, aber die Erfolgsaussichten steigen enorm.

Und genauso ist es auch bei der Planung und Führung eines Restaurants.

Welche Zahlen enthält das Budget eines Restaurants?

Bitte lassen Sie sich vom Begriff Budget nicht abschrecken. Es klingt komplizierter als es ist. In diesem Beitrag möchte ich Ihnen ein einfaches Konzept anbieten, das Sie selber schnell und einfach umsetzen können.

Sehen wir uns zunächst an, mit welchen Zahlen wir arbeiten.

1. Der Umsatz

Der Umsatz ist die Summe Ihrer Betriebsleistung. Anders gesagt, die Summe aller getätigten Verkäufe von Waren und/oder Dienstleistungen. Die Formel lautet: Verkaufspreis x Stück = Umsatz
Setzen Sie sich ein konkretes Umsatzziel. Ihr Budget sollte grundsätzlich netto ohne Umsatzsteuer gerechnet werden. Die täglichen Umsatzziele können Sie brutto inkl. MWSt. ausrechnen, damit Sie den laufenden Soll/Ist Vergleich einfach durchführen können. Sie sollten daher wissen, welchen Brutto-Umsatz Sie täglich erzielen müssen, damit Sie Ihr Budget erfüllen. Z.B. 400 Euro pro Tag.

2. Der Wareneinsatz

Der Wareneinsatz ist die Summe der Kosten eines Artikels, die Ihnen durch den Einkauf von Roh- und Fertigprodukten sowie Hilfsstoffen entstehen. Häufig wird der Wareneinsatz als Prozentzahl im Verhältnis zum Umsatz dargestellt. Die Formel lautet: Artikelkosten in Euro netto / Verkaufspreis in Euro netto * 100 = Wareneinsatz in Prozent

Ein Beispiel: Sie kaufen eine Flasche Mineralwasser für € 0,25 netto pro Flasche ein. Der Verkaufspreis netto beträgt € 1,80. Der Wareneinsatz in % berechnet sich wie folgt: 0,25 / 1,80 * 100 = 13,89%.

Den Wareneinsatz in Prozent können Sie selbstverständlich auch vom gesamten Umsatz berechnen. Die Formel ist grundsätzlich gleich: Gesamtkosten Einkauf netto / Gesamtumsatz netto * 100 = Wareneinsatz in Prozent.

Achten Sie auf die Einhaltung der Richtsätze. Die Vorgaben des Finanzamtes können Sie in diesem Artikel nachlesen.

3. Die Personalkosten

Die Summe Ihrer monatlichen Personalkosten können Sie berechnen, indem Sie die jährlichen Brutto-Brutto-Kosten auf einen Durchschnittswert pro Monat herunter rechnen. Die Brutto-Brutto-Kosten eines Mitarbeiters beinhalten alle Kosten, die Ihnen als Arbeitgeber entstehen. Darunter fallen z.B. Sonderzahlungen für Urlaubs- oder Weihnachtsgeld.

4. Die sonstigen Fixkosten

Neben Miete bzw. Pacht fallen in diese Position auch die Kosten für Energie, Marketing, Versicherungen, Gebühren, Instandhaltung,  Beratung und Betriebskosten.

5. Der Gewinn

Der Umsatz abzüglich Wareneinsatz, Personalkosten und sonstige Fixkosten ergibt den Gewinn oder Verlust. In der Gastronomie liegt eine realistische Gewinnspanne im Bereich von 10 bis 15 Prozent des Umsatzes. 

Damit betragen die Kosten 85 bis 90 Prozent des Umsatzes und können unkontrollierte Positionen schnell das gesamte Betriebsergebnis zerstören. Aufgrund der eher kleinen Spanne haben Sie praktisch nur dann eine Chance auf Erfolg, wenn Sie sorgfältig planen und kalkulieren.

Wie können Sie Ihre Ziele planen?

Ihr Budget sollte Auskunft darüber geben, wieviel Umsatz Sie pro Monat planen und wie hoch Ihre Kosten für Ware, Personal und Sonstiges sein sollen. Dadurch erhalten Sie auch ein monatliches Gewinn-Ziel, das Sie verfolgen können. Bestimmen Sie daher für jede Zahl ein klares Ziel.

Nutzen Sie unseren Businessplan Simulator

GastroSim

Um Ihnen den Einstieg in dieses Thema zu erleichtern, haben wir ein Tool entwickelt, das Ihnen dabei helfen kann. GastroSim ist ein Businessplan Simulator speziell für die Gastronomie. Damit können Sie sehr schnell und einfach ein simples Budget erstellen und verschiedene Szenarien testen.

Die Bedienung erfolgt intuitiv durch Schieberegler. Das Tool eignet sich für neue und bestehende Betriebe. Wenn Sie einen neuen Betrieb gründen, dann können Sie binnen weniger Minuten ein erstes einfaches Budget erstellen. Wenn Sie bereits Gastronom sind, dann kann Ihnen das Tool helfen ein neues Szenario zur Optimierung Ihres Betriebes durchzurechnen.

Zur Umsatzplanung:

Definieren Sie konkrete Zahlen für den Umsatz pro Monat und für einen durchschnittlichen Tagesumsatz. Gehen Sie ins Detail und überlegen Sie sich, wie Ihr typischer Tagesumsatz aussehen soll. Wieviel Stück möchten Sie täglich in etwa von welchem Artikel verkaufen. Die Summe ergibt Ihren täglichen Zielumsatz.

z.B. Umsatz pro Monat: 16.500 Euro, Umsatz pro Öffnungstag 825 Euro bei 20 Tagen pro Monat

GastroKalk

Zum Wareneinsatz:

Als Grundlage sollten Sie für jeden einzelnen Artikel eine Rezeptur erstellen und den Verkaufspreis kalkulieren. Unser kostenloser Preisrechner GastroKalk kann Ihnen dabei helfen.

Zu den Personalkosten:

Überlegen Sie sich, wieviel Personal Sie zu welchen Zeiten benötigen. Wenn Sie die Arbeitsabläufe detailliert planen, erlangen Sie zwei Vorteile: Erstens werden Ihre Arbeitsprozesse effizienter. Zweitens können Sie den Arbeitsaufwand in Küche und Service besser einschätzen und so Einsparungspotential ausfindig machen.

Zu den sonstigen Fixkosten:

Die Miete bzw. Pacht sollte im Bereich von 7 bis 10 Prozent des Umsatzes liegen. Die übrigen Fixkosten sollten nicht mehr als 20 Prozent vom Umsatz ausmachen

Geeignete Maßnahmen definieren

Damit Sie Ihre Ziele erreichen können, müssen Sie wissen, was Sie dafür tun müssen. Sie sollten daher für jedes Ziel konkrete Maßnahmen festlegen, die zur Erreichung des jeweiligen Ziels tauglich sind. Nehmen Sie sich jedes Ihrer Ziele für Umsatz und Kosten vor und überlegen Sie sich geeignete Aktivitäten.

Zum Umsatzziel:

Sie möchten z.B. einen täglichen Umsatz von 1.250 Euro erreichen. Pro Gast planen Sie einen Erlös von 25 Euro. Daher brauchen Sie pro Tag 50 Gäste. Überlegen Sie sich daher ganz konkret, woher diese 50 Gäste jeden Tag kommen sollen. Welche Marketingmaßnahmen setzen Sie, damit Sie diese tägliche Gästefrequenz erreichen? Z.B. Passanten, Inserate, Newsletter, Veranstaltung etc. Wie soll das Verkaufsgespräch mit dem Gast aussehen, damit Sie den geplanten Durchschnittsumsatz erreichen? Z.B. Gestaltung der Speisekarte oder Empfehlung

Zum Wareneinsatzziel:

Wenn Sie z.B. einen gesamten Wareneinsatz von 28% erreichen möchten, sollten Sie die Controlling-Maßnahmen bestimmen. Z.B. Kalkulation der Preise, Portionierung in der Küche, Standkontrolle bei Getränken.

Zum Personalkostenziel:

Ihr Budget sagt Ihnen, wieviele Mitarbeiter je Position eingeplant sind und wie hoch die Kosten sein sollen. Bestimmen Sie nun die Umsetzungsmaßnahmen. Z.B. Standardisierte Prozesse zur Rekrutierung von neuen Mitarbeitern, Definition von Arbeitsabläufen, Kontrolle der Personaleffizienz.

Das Soll mit dem Ist vergleichen

Sie haben sich nun Ziele gesetzt und Aktivitäten geplant und sorgen Sie auch für die laufende Umsetzung.

Vergleichen Sie zumindest einmal pro Monat die Soll-Werte mit den tatsächlich erreichten Ist-Werten und denken Sie über Verbesserungsmaßnahmen nach. Mit der laufenden Optimierung schließt sich der Kreis und verfügen Sie nun über ein simples, aber wirkungsvolles System zur Planung und Führung Ihres Betriebes.

Kalkulation, Marketing und Controlling für die Praxis

Wenn Sie weiter in dieses Thema eintauchen möchten, ist mein Buch „Wie man in der Gastronomie Gewinn erzielt“ wahrscheinlich genau richtig für Sie.

Viel Erfolg!

Ihr Peter Graf

2 Gedanken zu „Ein Restaurant erfolgreich planen und führen [2021]“

  1. unter Punkt 2. Wareneinsatz hat sich ein Fehlerteufel eingeschlichen. Die Formel für den Wareneinsatz wäre Artikelkosten in Euro *100/Verkaufspreis in Euro netto.
    Wie im Artikel Beschrieben erhält man den Gewinnaufschlag..
    Nur zur Info 🙂
    Ansonsten immer tolle Beiträge!!
    Danke an dieser Stelle

    • Liebe Frau Hofmann!

      Zunächst herzlichen Dank für Ihren Kommentar und habe ich Ihre Anregung sofort geprüft. Ich bin natürlich genauso fehlbar wie jeder andere auch und bin ich für Hinweise immer dankbar!

      In diesem Fall ist die in meinem Beitrag dargestellte Formel für den Wareneinsatz ist jedoch korrekt.

      Uff… nochmal Glück gehabt 🙂

      Der einzige Unterschied zwischen „meiner“ Variante und „Ihrer“ Variante ist die Reihenfolge der Multiplikation mit 100.

      Es spielt für das Ergebnis mathematisch jedoch keine Rolle, ob man
      – zuerst die Artikelkosten mit 100 multipliziert und dann durch den Verkaufspreis teilt,
      (z.B. 0,25 * 100 = 25 / 1,8 = 13,89%)
      – oder ob man das Ergebnis aus Artikelkosten/Verkaufspreis mit 100 multipliziert.
      (z.B. 0,25/1,8 = 0,1389 * 100 = 13,89%)

      Die Multiplikation mit 100 hat ja nur den Zweck von einer Dezimalzahl zu einer Prozentzahl zu gelangen. Das Ergebnis ist in beiden Fällen der Wareneinsatz in Prozent.

      Sollten Sie noch eine Frage zu haben, würde ich mich über einen weiteren Kommentar freuen.
      Vielen Dank auch für Ihr Feedback! Das freut mich natürlich sehr.
      Beste Grüße aus Salzburg
      Ihr Peter Graf

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